L’économat est un terme essentiel pour le secteur de la restauration et de l’hôtellerie, englobant à la fois un concept de gestion et un métier spécifique. Cet article explore les deux facettes : l’économat en tant qu’outil de gestion des stocks et des approvisionnements, et le métier de gestionnaire d’économat, crucial pour optimiser les ressources. Nous aborderons également comment un logiciel comme Koust peut révolutionner cette gestion au quotidien.

Qu’est-ce que l’économat ?

Dans le domaine de la restauration, l’économat représente à la fois l’espace de stockage des matières premières et le processus de gestion des stocks, des commandes, et des coûts. Il englobe toutes les tâches liées à l’approvisionnement en marchandises, la gestion des stocks et le suivi des dépenses.

L’espace de stockage

L’économat est un lieu physique dédié à la conservation des denrées alimentaires et autres produits nécessaires au fonctionnement d’un établissement. Ce lieu est organisé par catégories de produits et maintenu à des températures spécifiques pour garantir la fraîcheur des matières premières.

Le processus de gestion de l’économat

L’économat implique aussi une série d’étapes organisationnelles permettant aux établissements de gérer efficacement leurs approvisionnements. Cela inclut la gestion des commandes, le suivi des stocks, la réception et le contrôle des marchandises, ainsi que la planification des réapprovisionnements. Le suivi rigoureux des stocks évite les pénuries et réduit le gaspillage, un facteur crucial pour les restaurants cherchant à optimiser leurs coûts.

Le métier de gestionnaire d’économat

Le gestionnaire d’économat est le professionnel responsable de la gestion de l’espace economat et des processus associés. Son rôle est central, notamment dans les établissements de restauration de grande envergure où les flux de marchandises sont importants.

Missions du gestionnaire d’économat

Les principales missions du gestionnaire d’économat incluent :

• Gestion des commandes : Il anticipe les besoins en produits en fonction des prévisions de vente, afin de passer les commandes aux fournisseurs en temps voulu.
• Réception et contrôle des marchandises : Le gestionnaire d’economat est chargé de vérifier la conformité des livraisons par rapport aux commandes passées.
• Optimisation des stocks : En veillant à ce que les stocks soient ni excessifs ni insuffisants, il participe activement à la réduction des coûts.
• Gestion des inventaires : Il effectue régulièrement des inventaires pour garantir la transparence et la précision des données.

Compétences Nécessaires pour le Métier

Un gestionnaire d’économat doit faire preuve de rigueur, avoir une bonne connaissance des produits, être à l’aise avec les logiciels de gestion et posséder des compétences en négociation pour obtenir les meilleurs prix de ses fournisseurs.

Pourquoi l’économat est-il crucial en restauration ?

Dans la restauration, l’économat joue un rôle stratégique dans la rentabilité. Une gestion optimisée permet de contrôler le coût matière, qui peut représenter jusqu’à 30-35 % du chiffre d’affaires d’un restaurant. Une bonne gestion de l’économat signifie donc :

1. Réduction des coûts : Une gestion fine des stocks évite les pertes et réduit les coûts d’approvisionnement.
2. Assurance de la qualité : Un suivi rigoureux permet de garantir que les produits utilisés sont toujours frais et de qualité.
3. Fluidité des opérations : Une organisation optimale des approvisionnements garantit une continuité de service sans interruption.

Comment optimiser la gestion de l’économat ?

Pour améliorer la gestion de l’économat, voici quelques conseils pratiques :

• Planification des achats : Anticiper les besoins et les variations de demande permet de réduire les coûts d’achats d’urgence.
• Suivi des fournisseurs : Comparer les prix et négocier les conditions d’achat maintient la rentabilité.
• Fiches techniques : Ces documents standardisent les recettes et précisent les quantités d’ingrédients pour éviter le gaspillage.
• Inventaire régulier : Des inventaires fréquents préviennent les ruptures et identifient les produits à rotation lente ou bientôt périmés.

L’impact d’un logiciel de gestion

L’utilisation d’un logiciel de gestion comme Koust apporte de nombreux avantages aux gestionnaires d’économat en automatisant les processus clés et en offrant une vision claire et centralisée des données d’approvisionnement et de stock.

Koust : Un outil complet

Koust permet de suivre en temps réel les achats et les prix fournisseurs. Il offre un tableau de bord détaillé pour analyser les marges théoriques et réelles, ce qui aide les gestionnaires à identifier les leviers de rentabilité. De plus, Koust centralise les données d’approvisionnement, rendant le contrôle de stock plus efficace​​.

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Les défis de l’économat

Le secteur de la restauration est confronté à plusieurs défis en matière de gestion d’économat. Voici quelques-uns des plus courants :

• La gestion des périssables : Les produits frais ont une durée de vie limitée, ce qui rend leur gestion complexe. Un suivi rigoureux des dates de péremption est nécessaire pour éviter le gaspillage.
• Les variations de prix : Le prix des matières premières peut fluctuer en fonction des saisons, des conditions climatiques, ou de la disponibilité. Pour limiter les effets de ces variations, les gestionnaires doivent être réactifs et savoir adapter leurs stratégies d’achat.
• La perte de marchandises : Vols, erreurs de commande, et gaspillage en cuisine peuvent engendrer des pertes. Un logiciel comme Koust aide à analyser et contrôler les écarts entre stock théorique et stock réel, afin de minimiser ces pertes​.

Les meilleures pratiques pour une gestion efficace de l’economat

Afin d’optimiser la gestion de l’économat, il est essentiel de mettre en place des pratiques structurées et rigoureuses :

• Automatiser les commandes : Utiliser un système qui génère automatiquement des commandes lorsque les stocks atteignent un certain seuil.
• Standardiser les recettes : Mettre en place des fiches techniques pour toutes les recettes permet de gérer efficacement les quantités d’ingrédients, contribuant ainsi à une meilleure rentabilité.
• Former le personnel : Sensibiliser le personnel à l’importance du contrôle des stocks peut aider à réduire les pertes en cuisine et à optimiser les consommations.

Conclusion : Un economat bien géré, un restaurant plus rentable

La gestion de l’économat est une composante clé pour la rentabilité d’un établissement. Elle impacte directement la qualité de service et les résultats financiers. En optimisant l’espace de stockage et en structurant le rôle de gestionnaire, les gains sont visibles. Avec des pratiques rigoureuses et l’aide d’outils comme Koust, les restaurateurs peuvent augmenter leur efficacité et leur rentabilité. L’économat est bien plus qu’un espace de stockage. C’est un levier stratégique pour les établissements soucieux de leurs coûts et de la qualité de leur offre.