Improvement is a continuous cycle, it is a process that must be applied continuously. If you slacken off, the results will drop immediately.

This is 5 steps to improve a restaurant's gross margin

1. Put in place measurement tools (Indicators)
2. Controlling the cost of raw materials
3. Calculate the material costs of recipes
4. Identify food losses and wastage (stock discrepancies)
5. Create a map that is both more profitable and sells more

1 - What is the gross margin in catering?

The gross margin of a restaurant is a performance indicator displayed in %. It corresponds to the turnover minus the cost of food (raw materials).

Le Ratio matière, ou Food cost en anglais, représente en % l’importance du coût des matières premières par rapport au CA, qui lui représente toujours 100 %.

Food cost = (Cost of raw materials / CA) x 100

Gross margin = 100 - Food cost

Example: Tarte Tatin

                   Prix de vente : 4 € HT

                   Coût matière : 1 € HT

Donc :       Food cost : (1 / 4) x 100 = 25 %

                   Marge : (100 % – 25 %) = 75 %

2- Setting up measurement tools (Indicators)

2.1- What should be measured?

• Restaurant Sales, Ratio & Gross Margin
• Purchases of raw materials
• Attractiveness of the map

2.2- How often to measure?

• Each month (sales, ratios, gross margin and purchases)
• With each new card

It allows:

• D’identifier les articles à supprimer
• De vérifier la cohérence de la carte avec attentes des clients

2.3- Setting up a Dashboard

Cette fonctionnalité permet de visualiser le rapport par catégorie : solide, alcool, soft…

It allows you to:

• View your results, turnover, ratios and gross margins (over a selected period).
• Analyze your expenses by groups of personalized categories (Alcohols, solids, soft... )

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3- Controlling the cost of raw materials (restaurant gross margin)

Controlling your material cost requires a certain amount of agility on your part. A simple method consists in privileging local and seasonal products, thus proposing a seasonal menu.

Bien sûr, négocier les prix de vos fournisseurs est un excellent moyen de maîtriser vos coûts. Encore faut-il savoir, quelles denrées et à quel prix négocier, c’est ce que nous allons voir ici.

3.1 - Negotiating supplier prices

Avant de négocier avec un fournisseur, il vous faut connaitre précisément vos achats annuels.

You have to :

• Measure your purchase volumes
• Calculate your average price
• Compare supplier prices

Why don't you start with:

• Mesurer votre capacité d’achat (volume et valeur) annuel, toutes références confondues. Cela vous permet connaitre précisément votre force d’achat chez ce fournisseur. Mesurer de mêmes façons vos achats sur la denrée sujette à la négociation.
• Calculer le prix moyen (annuel) de la denrée sujette à la négociation. Ce sera votre prix de référence lors de la négociation.
• Compare prices charged by competitors to find out your supplier's price position.

Measure your purchasing power

Calculate the average purchase price

Compare prices

3.2 - Reducing waste

La réduction des gaspillages alimentaires est un enjeu majeur en restauration. Les pertes financières peuvent être lourde, certaines actions simples peuvent diminuer fortement ces gaspillages.

Choose appropriate packaging

Par exemple, vous achetez votre mascarpone conditionné en pot de 5 kg, or votre consommation est relativement faible.

• Passer en conditionnement de 3 kg ou 1 kg (même si le prix au kg est plus élevé, on y gagne en réduisant les pertes).
• Adapt the preparations to the number of people using the restaurant (for 30 covers / day, do not prepare 40 dishes of the day).

Checking the receipt of ordered quantities

Vous avez commandé 15 kg de noix de veau, votre fournisseur vous en livre 18 kg alors, prenez des mesures, sinon la prochaine fois que vous lui en commandez, il vous en livrera 20 kg pour 15 kg commandés.

Order the right quantities

Pour éviter trop de gaspillage, il est essentiel de commander en juste quantité, et c’est bien toute la difficulté. Pour faciliter la prévision de vos besoins, une solution simple existe, réduire votre offre. En effet, réduire le nombre de recettes (d’une même gamme) de votre menu, permet d’avoir plus de rotation de produits. Par exemple, passez de cinq poissons frais différents à la carte à 3, cela va simplifier l’identification de vos besoins en commande et de ce fait, réduire le risque de DLC dépassés.

You can also order:

• En fonction des réservations pour les menus identifiés
• Compared to a similar time before
• Compared to a regular model

3.3 - Monitoring price trends

Keeping track of price changes is crucial to ensuring that your menu offers quality dishes at no extra cost. The use of a tool to measure price fluctuations is an asset when creating or modifying your menu.

4- Calculate the material costs of the recipes (restaurant gross margin)

Le coût matières est un ratio de base en restauration, il permet de définir le prix de ventes d’une recette ou d’une prestation complète. Il se calcule simplement en additionnant l’ensemble des coûts des denrées alimentaires entrant dans la composition de la recette. Il constitue l’une des trois dépenses incluses dans le coût de production, avec la main d’œuvre et les charges d’exploitations.

4.1 - Technical data

The data sheet is THE basic reference document, used both in production (kitchen and bar) and in management to anticipate stock and cash flow requirements through ratios and margins.

En production, elle permet à n’importe quel nouvel employé d’être rapidement autonome, vous garantissant en plus le maintien de la qualité et des coûts de vos plats.

For example:

4.2 -Menus

Lorsque l’on compose un menu à choix multiple, l’une des difficultés majeures est de s’assurer de la bonne composition de votre menu. En effet, vous devez vous assurer de pouvoir dégager suffisamment de marge en toutes circonstances, c’est-à-dire dans le cas où votre client sélectionne les plats dont le coût de production est le plus élevé.

To check the margins and production cost of your menus, calculate :

• Le coût moyen HT et Coût maximum HT
• La marge moyenne et marge minimum

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4.3 - In the case of a buffet

In the case of a buffet, you have to do things differently, you have to calculate the average material cost per customer over a defined period.

Here's how to calculate it:

Total buffet material costs over a period / number of place settings over the same period

This calculation is based on a time period. It can be a service or a week.

The longer the duration, the more reliable the estimate.

5- Identify stock differences

Réaliser le contrôle de vos écarts de stock est essentiel. Ce contrôle consiste à évaluer votre consommation théorique et à la comparer avec votre consommation réelle sur une période définie. L’objectif est d’identifier la surconsommation et disparition de denrées dans votre stock pour optimiser les coûts et augmenter la rentabilité.

Afin de pouvoir réaliser un contrôle des écarts, il faut impérativement avoir pour la période choisie 4 données :

• The inventory at the beginning of the period
• The inventory at the end of the period
• The current purchases
• The period sales

Filling in the losses allows you to refine the search for the origin of the discrepancies.

5.1 - Inventories

Carry out monthly inventories. You can also carry out partial inventories in order to control your stock on a pole of activity (bar, kitchen) or by category of raw materials (butchery, alcohol, champagne...).

5.2 - Calculation of the difference between purchases and consumption (restaurant gross margin rate)

• Compare the quantities of food consumed with the quantities purchased over a period of time.
• Check the differences between 2 dates: difference = Inventory start + invoices - sale - inventory end .
• Filter by category or variance cost.

5.3 - The origin of the discrepancies

Plusieurs raisons peuvent expliquer des écarts de stocks :

• Theft.
• Losses due to outdated DLCs: too many orders.
• Pertes dues aux gaspillages : trop de préparation.
• Proportion of ingredients in recipes not respected.
• Quantities invoiced by the supplier not in conformity with the receipts.
• Billing errors (cash register)
• Inventory Error

5.4 - What action plans?

En cas d’écarts constatés, il faut entreprendre d’identifier l’origine de ceux-ci pour mettre en place des actions correctives appropriées.

Concentrate on the commodities with the most expensive deviations, then move on to the next ones. Proceed by elimination.

Once the commodities have been identified :

• Check deliveries (check the quantities delivered and invoiced by your vendor).
• Adapt orders and packaging if necessary.
• Record losses (CSD exceeded, breakage).
• Search for the relevant recipes.
• Check compliance with the technical data sheets.
• To make the staff aware of the respect of dosages and cuts.
• Use dosing devices to facilitate compliance with dosages.
• Have a printer in the kitchen to prepare only what is entered on the cash register.
• Check the offers.

6 - A more profitable (attractive) and better selling Card

The various factors to be taken into account are:

• Customer reaction to the price offer (price response index)
• Profitability of dishes (margin rate)
• The popularity of the dishes (number of sales)
• Price dispersion (on the same product range)

6.1 - The price response index

This principle measures whether the proposed offer corresponds to customer demand. It measures the coherence of the menu in relation to customer demand. By calculating the average of the prices proposed on the menu and the average basket, we obtain two numbers:

1. average supply
2. average demand

The idea is to bring supply as close as possible to demand.

For more information: https: //koust.net/principe-d-omnes/

6.2 - Menu engineering (restaurant gross margin rate)

Comment augmenter les bénéfices de son restaurant de 15 % ou plus ?

Tout d’abord, le menu engineering permet l’étude de la rentabilité et de la popularité des plats d’un même gamme proposée (Entré, plats, dessert, cocktail…). C’est la façon dont ces deux facteurs influent sur le placement des articles sur le graphique, mettent en évidence les performances de vos produits. L’objectif est donc très simple : augmenter la rentabilité d’un plat par client.

7 - Advanced reports

Profitability

Analyze the profitability of your imported items via your crates.

Conclusion restaurant gross margin

Il est important d’améliorer la marge brute dans son restaurant. Cela va vous permettre de faire des économies et donc d’optimiser votre Chiffre d’affaires. De plus, vous réduirez vos coûts, mais aussi votre empreinte sur l’environnement en limitant le gaspillage et les déchets. Dans un restaurant, la marge brute est une notion à laquelle il faut être attentif afin de bien d’améliorer la gestion de son établissement et donc le résultat de l’entreprise.