Faciliter les commandes fournisseurs
Comment faciliter les commandes fournisseurs ? Beaucoup de produits frais, des prix qui fluctuent, des denrées périssables, des stocks difficiles à évaluer, pour simplifier la préparation des commandes des outils spécifiques à la restauration sont indispensables.
Quelles contraintes, quoi simplifier ?
1- Mettre les fournisseurs en concurrence
Face à la diversité des offres des fournisseurs, et face aux variations de qualité ou de prix, la première contrainte est de choisir le bon fournisseur et de pouvoir en changer en cas de :
- Détérioration de la qualité du produit
- Modification des prix,
- Faiblesse de la qualité de service,
- Rupture d’approvisionnement de marchandise,
- Délais de livraison trop importants.
En général, les jours de commandes et de livraison sont réparties sur la semaine. Les fournisseurs appellent les uns après les autres. Certains proposent des services en ligne avec leurs contraintes propres. Une approche plus simple est de regrouper toutes les commandes à partir de la même plateforme. Pour gagner du temps à moyen terme, l’envoi des bons de commande par e-mail remplace une grande partie des appels téléphoniques.
Même si une partie des achats demandent un contact ou une négociation en direct, une grande partie peut être exécutée de façon automatique. Les denrées périssables et l’optimisation du stock demandent un contrôle visuel des chambres froides et des rayonnages de la réserve.
2- Calculer les quantités à commander facilement
La transformation de matières premières en recettes, en plats, en articles sur la carte implique des commandes fournisseurs plus complexes. On doit donc transformer le menu du jour et le nombre de parts prévues en une liste de course. Pour établir cette liste, il faut souvent reprendre la fiche technique, si on veut optimiser les quantités. Surtout, si vous utilisez des produits frais et si vous voulez éviter le gaspillage, un pré-calcul est indispensable.
Ces cas concernent essentiellement :
- les plats du jour,
- les repas de groupe qui ont établi un menu à l’avance
- les établissements connaissant précisément le nombre de convives
3- Moins de calculs d’unités, moins de conversions
Les différents conditionnements se transforment en vraie difficulté pour les professionnels de la restauration, non seulement pour comparer les différents conditionnements, mais aussi pour chiffrer les fiches techniques. Donc quand on remplace un conditionnement de 900 g par un autre de 750 g, il est indispensable de décrire la recette en gramme.
Quand on achète des cartons de 5 kg d’une denrée, la ligne de facture peut multiplier un prix unitaire ou être directement évalué pour 5 kg. Devant cette diversité de méthode de facturation, le suivi des prix devient vite déplaisant.
4- Transformer les commandes en facture
La génération des commandes fournisseurs implique bien sûr de pouvoir les convertir en factures. En effet, l’étape suivante est de pouvoir suivre l’évolution des prix, les quantités d’ingrédients achetés sur une période et le montant dépensé chez chaque fournisseur. Non seulement la négociation sera facilitée, mais cette étape est indispensable au contrôle de gestion.
La seule contrainte est de pouvoir modifier les quantités livrées. Par exemple, si vous commandez 5 kg d’entrecôte, votre fournisseur vous livrera une quantité proche, mais pas exactement 5 kg. Le prix pourra aussi changer, cette évolution devra être prise en compte pour la prochaine commande. En effet, si un fournisseur augmente ses prix, il prend le risque de ne plus être référencé s’il devient plus cher qu’un autre.
Solutions de commandes fournisseurs dans Koust
Pour répondre à ces contraintes spécifiques à la restauration, le logiciel koust fourni des outils simples dédiés à chaque étape. Les données constituées donnent un redoutable avantage au gestionnaire pour le suivi de la qualité et des coûts.
Comparaison et choix des fournisseurs
Plusieurs fournisseurs peuvent être référencés par ingrédient. Par défaut, c’est le meilleur prix qui est choisi, mais le logiciel donne la possibilité de forcer un fournisseur. Quand les prix évoluent, le choix du fournisseur peut aussi changer.
Mercuriales
Les mercuriales permettent d’effectuer les commandes. Plusieurs manières de les représenter :
- tri prix minimal : fournisseur le moins cher
- tri total : pour chaque ingrédient, lister toutes les propositions des grossistes
- par fournisseur : liste des ingrédients triés par fournisseur
Ces mercuriales peuvent évoluer au fil du temps en fonctions des propositions de vos grossistes ou des commandes et factures.
Préparation des commandes fournisseurs
Afin de préremplir vos bons de commande ou vos mercuriales, la fonction “préparation de commandes fournisseurs” permet de saisir :
- le nombre de recettes à transformer en quantité à commander
- la quantité de chaque ingrédient
- ou les deux
Génération et Envoi des commandes
Après avoir renseigné ces quantités décrites dans le chapitre précédent, les bons de commande pourront être générés avec ces besoins de marchandise. Le choix du fournisseur est établi de la même façon que dans les mercuriales (prix minimum). Toutefois, ce choix peut être modifié.
Le bon de commande est chiffré par les derniers prix enregistrés afin d’estimer le coût total des achats. Enfin, les références fournisseurs lèveront toutes confusions possibles.
Convertir la commande en facture
La transformation des commandes fournisseurs en facture vous économise la saisie des détails de celle-ci. Il reste quelques changements de poids, changement de référence ou des prix à rectifier si besoin. Ensuite, le logiciel vous propose de modifier le prix de référence si les prix évoluent.
Quand il y a des modifications ou quand vous n’avez pas de bon de commande, koust simplifie la saisie. Un outil de recherche aide aussi à retrouver une référence ou de la créer rapidement si besoin. Les quantités du conditionnement peuvent varier. Vous pouvez ainsi saisir le prix unitaire ou le prix total sur vos ingrédients achetés.
