How can you quickly reduce the food cost in a restaurant to improve ratios and profitability?
This article explains in 10 steps how to manage food costs. Food cost management is essential in the restaurant business. Indeed, the calculation is simple, if the food cost decreases, the production cost decreases and the restaurant's turnover increases.

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1 - Make the list of ingredients

Tout d’abord, en établissant une liste des ingrédients utilisés en cuisine et sur votre carte, vous allez établir une mercuriale. Cette mercuriale permettra ensuite de négocier plus facilement avec les fournisseurs. En effet, si vous n’avez pas une liste de produits, le risque est de confondre les produits et de dégrader la qualité lors de la négociation. Surtout si vous travaillez en équipe, il est nécessaire d’avoir une référence pour que tout le monde utilise les mêmes produits. En restauration, cette liste est appelée “mercuriale”. Elle comprend aussi le nom du fournisseur, le prix d’achat et l’unité.
C’est souvent avec cette liste qu’on prépare ses commandes.

2 - Negotiate with suppliers.

Dès que vous avez établi la liste de vos denrées, vous pouvez prendre rendez-vous avec tous vos fournisseurs pour obtenir de meilleures conditions et prix. L’idéal serait d’avoir au moins deux fournisseurs possibles pour chaque produit. Cette garantie permet de comparer les tarifs et d’avoir une solution si votre fournisseur augmente ses prix. Sans cette étape de négociation, le montant de vos achats peut monter d’au moins 10 à 30 % de plus, ce qui impact lourdement le coût matière.
C’est naturel, vos fournisseurs veulent vendre leurs produits le plus cher possible et de dégager un maximum de marge. Les fournisseurs utilisent des méthodes pour vendre leurs produits au prix de vente le plus élevé possible. Vous devez donc vous former aussi pour ne pas être manipulé et pour obtenir de meilleurs prix. La négociation avec les fournisseurs et très rentable, elle peut vous apporter plusieurs points de marge en plus.

Watch your beliefs! You may think:

• negotiating is degrading to you,
• Lowering prices lowers quality,
• you don't need to negotiate because you're so good at it.
• vos fournisseurs sont tous vos amis…

Maybe you're conditioned?

3 - Checking deliveries to limit material costs

Why take the time to check his deliveries? How much do you stand to gain?

For example, you need 10 kg of meat. So you order 10 kg of meat from your best supplier. Often he is tempted to round up the weight in his favour, adding an extra 3 kg. When checking the delivery, he is asked to take back the extra kilos because they are not needed. This is also a simple way to reduce food waste. The extra 3 kg may not be used and fill your food stock unnecessarily. In some cases, the best before date may have passed and this is a direct loss. Over a short period of time this difference is not shocking but if you calculate with a multiplier keeping the same ratio or if you analyse directly over a year the repercussions can become important.

Une autre raison de vérifier les livraisons : certains fournisseurs sont sûrement tentés de ne pas livrer les quantités qu’ils facturent.

Par exemple, un fournisseur de poissons vous facture 10 kg de poissons et ne livre que six kilos. Si vous ne vérifiez pas vos livraisons, 3 kg multiplié par 52 semaines, avec un tel ratio, imaginez les quantités de nourriture que vous avez perdu sur une année.

Even if these practices are rare, they can cause you major problems. Restaurants that do not take the time to check their deliveries are quickly found out. It is therefore necessary to check the purchase of products to improve the management of your business.

4- Checking waste to reduce material costs

Une des grandes causes du gaspillage alimentaire et de l’augmentation des coûts matières est le dépassement de la DLC. Commandes mal évaluées, stock non vérifiés, les produits périmés diminuent considérablement votre marge et ainsi votre chiffre d’affaires. En vérifiant les déchets ou même les poubelles, vous pouvez relever ce genre de dérive et optimiser correctement votre stock. Certains restaurants vont même jusqu’à mettre des sacs-poubelles transparents pour pouvoir contrôler visuellement les déchets qui sont jetés. Si vous n’avez jamais surveillé le flux des déchets, vous risqueriez d’avoir quelques surprises. Le but n’est pas de contrôler en permanence votre personnel, mais l’analyse de ces pertes sont nécessaires pour savoir si vous optimisez les ressources de nourriture.

5 - Make regular inventories

Les bons gestionnaires établissent des inventaires au moins une fois par mois. En effet, pour contrôler les stocks et pour obtenir d’excellents ratios financiers, il est primordial de suivre ces ratios mensuellement plutôt que d’attendre le bilan comptable.
Autre avantage indirect des inventaires : ils permettent aussi à vérifier les dates limite de consommation et réorganiser le rangement des denrées qui pourraient être dispersées.
Pour calculer la marge brute sur une période, on divise les dépenses de matière première par le chiffre d’affaires. Si on veut un calcul plus précis, on ajoute l’inventaire de fin de période et on retire l’inventaire de début de période.

6 - Reduce your card

En diminuant le nombre de plats sur votre carte, vous aurez automatiquement moins d’ingrédients à surveiller et un stock plus simple à analyser. De plus, vous aurez moins de recettes à contrôler, moins de fiches techniques à établir et donc moins de difficultés pour la production et le service. Plus le nombre de plats est important et plus la complexité génère des difficultés à suivre les coûts matières. Et ça entraine plus de :

• losses,
• wasteful,
• expired food
• errors in the recipes.

Quand le nombre de plats de votre carte est plus restreint, vous simplifiez la gestion et vous pouvez avoir plus de pouvoir pour négocier l’achat de ces produits en plus grande quantité. Vous allez baisser les coûts d’achat sans réduire les ventes, vous augmentez alors la rentabilité de votre production.

7 - Remove the least profitable and least popular dishes.

Pour réduire le nombre de plats à la carte, la méthode la plus efficace est de supprimer les plats les moins populaires et ceux avec une faible rentabilité. Ces plats dégagent moins de marge que les autres et représentent moins de ventes, car ils plaisent moins à vos clients. On appelle ces plats les produits “poids morts”.

It is these dishes that should be eliminated as a priority.

8 - Draw up technical data sheets.

En établissant les fiches techniques de vos recettes avec les quantités et les ingrédients utilisés dans la recette, vous pouvez calculer le ratio de prix de revient du plat. Ce prix de revient servira à calculer la marge brute. Les fiches techniques sont des processus qui permettent au personnel de suivre la recette dans les méthodes que vous avez établies. Ils respectent les quantités ingrédients que vous avez établis au préalable. C’est le bon dosage de ces quantités qui vous permettent de respecter vos ratios. Cette marge est la clé pour dégager des bénéfices dans votre restaurant.

These technical sheets also make it possible to follow the evolution of the selling prices of your dishes. Then, the evolution of the costs of your dishes depends on the evolution of the prices of raw materials.
Technical data sheets help to reduce material costs and are therefore necessary for good restaurant management.

9 - Offer home-made products to reduce material costs

Un moyen simple pour réduire les coûts matière est de préparer des “plats maison”.
En général, les produits maison sont beaucoup moins chers et beaucoup plus rentables que les produits achetés déjà préparés. Ils vous garantissent une bonne marge et une grande satisfaction de vos clients. En effet, les clients recherchent de plus en plus de plat maison avec des produits de qualité. Mettre en avant un plat maison attire de la clientèle et fait augmenter vos ventes.

10 - Checking your invoices

En conclusion, le contrôle des factures, ligne par ligne, permet souvent de détecter beaucoup d’erreurs :

• entry error
• pricing error
• reference problem
• wrong amount

Quand on commence à vérifier les factures, on détecte en moyenne une erreur sur 10 factures.
C’est ainsi une source importante d’erreur. Ce contrôle permet aussi de suivre l’évolution des prix.

Notre outil Koust permet de réaliser simplement ces 10 étapes sur un seul logiciel. Il s’agit donc d’une solution de gestion qui vous permettra de diminuer votre coût matière, d’améliorer votre production et vos ventes. En effet, l’achat de matières premières est dans le début du processus et influence alors le reste de l’activité. Enfin, la gestion du coût matière est alors indispensable en restauration.

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