Faire l’inventaire du stock cuisine et salle est un travail fastidieux et obligatoire pour les restaurateurs et leurs employés. Avant de se lancer dans cette tâche, il est primordial de comprendre l’utilité des inventaires. Mais aussi de comprendre et comment les utiliser pour améliorer l’efficacité et la rentabilité de son entreprise. En effet, le stock cuisine est un excellent outil de gestion pour les restaurants.

Definition of the inventory

Tout d’abord, l’inventaire sert à compter et à valoriser les articles des stocks de votre restaurant. Toutes les denrées sont valorisées à un instant T pour estimer le montant total de sa valeur et les quantités de chaque produit. Le code du commerce rend obligatoire la réalisation d’un inventaire physique et sa valorisation une fois tous les 12 mois à la clôture de l’exercice comptable. Il permet de connaitre la variation des stocks pour le calcul du résultat.

It is not this legal requirement that interests us here. Here we will describe more specifically the inventory of raw materials (kitchen stock), i.e. ingredients for the management of ratios and consumption.

C’est une bonne pratique de gestion pour contrôler les coûts matières du restaurant. Un inventaire physique doit être réalisé pour calculer le ratio matière réel d’une période.

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How to value stocks in the simplest way?

– Si le restaurant ne tient pas de fiches de stock, on valorise l’inventaire au dernier prix connu facturé

1- What is the inventory for?

Legal requirement

The inventory will therefore be used to value the stock at the beginning and end of the balance sheet: it is a mandatory accounting document.

Controlling

For management control purposes, the inventory is used to calculate the consumption of raw materials over a given period:

For example, for a period of one month:

initial stock + material purchases - final stock = material consumption

Example: bottles of "bordeaux château d'eau".

What is the consumption of this wine in a month?

Initial stock: 12 bottles

Achat : 12 bouteilles

Final stock: 3 bottles

Consumption = 12 +12 - 3 = 21

It is impossible to do this calculation without the inventory. It can then be checked that 21 bottles of alcohol were sold during the same period.

2- How to carry out the physical inventory and how to value it?

Physical Inventory

On dispose souvent d’une liste des produits pour prendre note des quantités en stock. Le comptage est simple, mais peut être long, il faut tout compter et tout cumuler : stock cuisine, réserve, bar et salle. Le plus compliqué est de bien identifier les unités (kg, litre, boite, carton …) pour ensuite valoriser les articles correctement.

Par conséquent, ces listes de produits peuvent être éditées par Excel ou un logiciel de gestion de stock comme Koust.

Valuation of kitchen stock

On peut utiliser deux techniques pour valoriser un stock.

• The weighted average price method
• The last price method

Cette méthode du dernier prix est plus simple en général. En effet, on utilise le prix de la dernière facture d’achat pour valoriser le stock. Le processus commence donc au passage des commandes de marchandises auprès des fournisseurs.

3- Periodic monitoring of ratios and margin

One of the main indicators in the restaurant business is the Ratio or gross margin which defines the percentage of raw materials consumed over sales. Inventory valuation is necessary to establish the gross margin by the restaurant.

En effet, le ratio entre matières premières et Chiffre d’affaires doit tenir compte de la variation de stock entre le début et la fin du processus. Prenons par exemple une période d’une semaine :

RATIO = Turnover of the week / (purchases + end of previous week stock - end of week stock)

The calculation of the gross margin is similar

Gross margin = 1 - (purchase in period + stock at end of previous period - stock at end of period) / Turnover in period

 

4- Management control - consumption variance

The management control will make it possible to check the consumption of ingredients in the above formula:

initial stock + food purchases - final stock = material consumption

Consumption includes 3 entities:

• Les produits consommés par les clients, donc les ventes réalisées
• The products offered by the restaurant to customers
• Staff meals

2 Methods for calculating products consumed by customers

Case of the use of cash register software

Les produits consommés par les clients sont soit des ventes directes (boisson) ou des ingrédients travaillés et utilisés dans les recettes élaborées par la cuisine. On aura ainsi établi toutes les fiches techniques au préalable pour calculer les produits consommés par les clients.

products consumed by customers = number of sales * data sheet

ACTUAL CONSUMPTION = PREVIOUS MONTH'S INVENTORY + INVOICES FOR THE MONTH +

PERSONAL AND OFFERED MEALS - END OF MONTH INVENTORY

THEORICAL CONSUMPTION = EXPORT CASH x TECHNICAL DATA SHEETS

The case of collective catering

Another system, the control of consumption is done simply by calculating the material cost per person

Calculation of material cost per person = Consumption / Number of meals sold

Ici la gestion est différente, pour mettre en place un tel système, il faut :

• count everything that came out of stock every day
• then count the number of sales per day

Stage 1 - Starting stock

The first inventory defines the starting stock

Step 2 - Add all purchases

Les quantités de commandes, soit de denrées achetées, sont ajoutées au stock de l’étape précédente

Step 3 - Stock removal

Ensuite, tous les jours, lors de la préparation des repas, on compte les sorties de stock.

Exemple : 53 kg de poulet, 20 kg de riz…

To simplify the work, some commodities are counted in packets. For example, instead of counting the daily consumption of salt, a bucket of salt is counted on the day it is opened.

Step 4 - Calculation of average cost

Finally, every day, the average cost per seat is assessed

Material cost per place = Consumption / Number of sales

Step 5 - Kitchen stock control

A physical inventory is carried out periodically.

On vérifie, par l’écart entre le stock théorique et l’inventaire, que tout a bien été compté tous les jours. En d’autres termes, on vérifie que le processus a bien été réalisé. C’est un outil d’aide à la gestion du restaurant qui permet de savoir s’il n’y a pas de problème en interne. Le contrôle des écarts des quantités d’articles et des coûts concernent principalement le surdosage d’ingrédients. De cette façon, le restaurateur peut savoir si la quantité renseignée sur les fiches recettes est respectée par ses employés. Il évite ainsi le gaspillage de nourriture, mais aussi une perte d’argent inutile simplement en gérant plus précisément ses coûts.

5- Restaurant management software

The fluctuating prices, the amount of data and the number of people involved in the process require the use of management software. Connected software on which employees can take inventory by filtering by storage area without the need to perform calculations. The manager or controller will then be able to monitor his or her stocks and analyse discrepancies to reduce waste and measure the quantities of food required.

The advantages of an adapted software

• Be able to analyze data over different time periods
• Interconnexion des données, prix, fiches techniques, détail des factures, détail de vente des produits
• Tri des plus gros écarts en quantité ou en coûts pour se focaliser sur ce qui est plus rentable. En effet, seul 20 % des produits sont responsables de 80 % des écarts selon la loi de Pareto.

By carrying out the inventory and studying the stock variance, it will be possible to target the items concerned and thus adjust the management of the company's goods stocks.

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