Cet article a été écrit en collaboration avec notre partenaire Thaïs, logiciel de gestion des hôtels et hôtels-restaurants.

Gérer un hôtel ou un hôtel-restaurant signifie forcément manipulation de stocks alimentaires. Que ce soit pour les petits-déjeuners, le room service ou tout simplement parce que vous avez un restaurant, vous êtes forcément amené à gérer ce type de produits.

Problème : c’est un véritable défi ! Trop de stocks mène à du gaspillage et à un coût pour l’entreprise. Au contraire, pas assez de stocks mènera à une qualité de service instable et à l’insatisfaction des clients !

Voici trois conseils pour vous aider à mieux gérer ces fameux stocks.

1 – Mettre en place des procédures internes pour gérer le stock

Qu’est-ce qu’un stock ? Par stock, on entend les matières premières, les marchandises ou encore les produits alimentaires finis destinés à la vente. (ex : aliment qui sera utilisé dans une recette ou canette de soda qui est vendue telle quelle).

Avant de chercher des solutions toutes prêtes pour gérer vos stocks alimentaires, pensez déjà à vous organiser en interne. Une bonne logistique est recommandée.

En tout premier lieu, sensibilisez et formez vos employés à l’importance de stocks bien gérés et à la manière de les contrôler. Vous pouvez même aller jusqu’à désigner des gestionnaires spécifiques afin de vous assurer que les inventaires physiques seront effectués rigoureusement. 

L’écueil à éviter : qu’une seule personne sache comment se passe le contrôle des stocks et l’inventaire. Si cette dernière est malade ou absente, d’autres membres de l’équipe doivent pouvoir prendre le relais. 

Sensibiliser toute l’équipe leur permettra également de faire remonter des informations en temps réel sur les incidents liés aux produits. (ex : une perte de marchandises suite à une chute, denrées avariées repérées…).

Mettez en place des procédures et méthodes claires pour effectuer les inventaires du stock. Cela vous permettra  d’éviter les erreurs humaines ou les oublis (ex : des heures/jours précis où l’inventaire doit-être effectué, par exemple des jours de fermeture).

Finalement, pensez à bien organiser le stock alimentaire en question. Il est nettement plus facile de faire correctement l’inventaire d’une réserve ou de frigos bien rangés. Encore une fois, cela évite les erreurs, et donc le coût, l’insatisfaction client et autres conséquences associées.

2 – S’équiper d’un logiciel de gestion dédié

Gérer le stock alimentaire de votre hôtel ou hôtel-restaurant à la main peut s’avérer fastidieux, notamment si vous souhaitez aller plus loin dans votre stratégie de gestion.

Afin de maîtriser à la fois vos coûts, vos stocks alimentaires et votre rentabilité, il est intéressant de s’équiper d’un logiciel dédié. L’objectif : augmenter votre marge brute en contrôlant au mieux toute la chaîne. De l’approvisionnement, aux coûts, à la fixation des tarifs, à la consommation en passant par la commande aux fournisseurs.

Finis le papier et les calculatrices, vous aurez accès à des tableaux de bord vous permettant de suivre des indicateurs et des données pertinentes. Vous serez en mesure de prendre du recul et donc des décisions en conséquence.

Exemple : on recommande généralement que le coût des denrées alimentaires et des matières premières ne représente pas plus de 30 % du prix de vente du produit final. C’est un indicateur facile à suivre sur un outil de gestion.

Au-delà de la notion de coût et de rentabilité, ce type de module de gestion est utile pour suivre les niveaux de stocks, éviter les ruptures de stocks ou encore gérer les approvisionnements et les fournisseurs.

Bref, tout pour vous simplifier la vie.

3 – Anticiper la connectivité avec le reste de votre écosystème hôtelier

Attention à ne pas oublier la spécificité d’un hôtel ou d’un hôtel-restaurant : contrairement aux restaurants seuls, votre écosystème digital est bien plus complexe. De plus, la gestion de votre établissement ne repose pas seulement sur le suivi du stock alimentaire (et c’est logique).

Il est donc indispensable de penser connectivité entre logiciels hôteliers. Le but : de construire une solution digitale qui fonctionne (et qui ne vous fait pas perdre temps et énergie).

Première connexion indispensable : celle entre votre logiciel de gestion des stocks et votre logiciel de caisse. Dans l’idéal, cette caisse doit également être connectée à votre logiciel PMS afin de centraliser au mieux la gestion de votre établissement.

Ce sont notamment des éléments à prendre en compte pour choisir la caisse de votre restaurant. Il serait dommage de vous retrouver bloqué parce que votre caisse ne s’intègre pas dans le reste de votre écosystème.

Votre solution digitale doit être au service de votre établissement, c’est-à-dire adaptée aux besoins de votre hôtel, facile d’utilisation et assez flexible pour envisager l’avenir avec sérénité.

Pour être sûr de faire le bon choix, anticipez au maximum :

• Faites la liste des fonctionnalités et des services dont vous avez besoin ou pourrez avoir besoin.
• Repérez des logiciels qui peuvent répondre à ces attentes.
• Consultez la liste des partenaires ou demandez directement à vos contacts commerciaux s’ils se connectent entre eux.
• Faites votre choix en combinant ces 2 éléments

Si vous êtes perdu, suivez cette règle simple : évitez les logiciels hôteliers trop fermés. (pas de partenaires, pas d’API ouverte et gratuite, qui vous facturent les connexions avec d’autres outils…).

Conclusion

Suivre les stocks alimentaires de son hôtel ou hôtel-restaurant est une excellente idée pour limiter les coûts inutiles et augmenter votre rentabilité. Au-delà de l’organisation interne, n’hésitez pas à vous équiper d’un logiciel dédié qui se connecte à la solution digitale de votre établissement.