Contrôle stock restauration : écarts entre vos achats et vos ventes
Le contrôle de stock en restauration : Êtes-vous sûrs d’avoir vendu les six bouteilles de “Mâcon” que vous avez achetées la semaine dernière ? Il ne reste plus aucune bouteille en stock. Comment répondre à cette question sans éplucher toutes les additions ou sans interroger votre équipe sur le nombre de ventes ?
Le contrôle des stocks est un outil de gestion indispensable pour un restaurant. En effet, il est important d’analyser les données, les quantités de produits que vous avez en stock. Il s’agit du contrôle des écarts entre votre stock théorique et votre stock réel que vous allez renseigner lors de l’inventaire. En suivant ce système, vous allez limiter le gaspillage alimentaire, réduire vos coûts d’achats et donc améliorer la gestion globale de votre restaurant.
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Pour des produits que vous revendez comme le vin, c’est plutôt facile. Mais quelle méthode utiliseriez-vous quand vous avez de 5 à 10 produits par recettes multipliées par le nombre de préparations de votre restaurant ?
Peut-être, croyez-vous que c’est impossible et que personne ne contrôle ça !
Ce suivi est extrêmement important ! Imaginez que tous ceux vous entourent savaient que vous ne pouvez rien contrôler…
Symptômes et Diagnostic
La plupart du temps, on pense aux fiches techniques et aux quantités qui ne sont pas respectées pour justifier un écart. Si vous ajoutez 20 g de poulet par escalope sur 100 pièces, vous avez un écart de 2 kg. Le gaspillage est aussi un fléau en cuisine : trop de préparation, pas de feedback et sûrement pas de méthodes pour préparer au plus juste et pas d’optimisation pour réduire les pertes. Mais, le plus surprenant, c’est qu’il y a beaucoup d’autres raisons d’erreurs qu’on ne soupçonne pas.
Symptômes
Un fournisseur de denrée me racontait comment des denrées étaient détournées dans les établissements qu’il livrait. Par exemple, plus de 10 kg d’entrecôte par semaine était livré dans un établissement qui n’en proposait pas à sa carte. J’étais affligé, le commercial me disait qu’il ne pouvait rien dire, il risquait de perdre son marché. Vendre plus 600 kg d’entrecôte par an était le prix de son silence. Il ne s’agit même plus de mauvaise gestion des coûts d’achat et du stock, on est maintenant sûr de la pure perte pour le restaurant due à un manque de contrôle sur les commandes et sur les stocks.
Une autre histoire : Sur un blog américain, je lisais que les gestionnaires utilisaient des sacs-poubelle transparents pour vérifier visuellement ce qui était jeté. Le soir même, je vais vérifier les poubelles après fermeture, et surprise ! Je trouve un faux-filet entier de plus de 7 kg périmé dans le premier sac que j’ouvre.
Peut-être devenant “parano”, je décide de contrôler les livraisons de plus prêt. Après l’achat d’une balance adéquate, le chef de cuisine pèse la livraison de lieu jaune. Sur 20 kg, il manque 2 kg. Sur une livraison, ce n’est pas important, mais imaginez les coûts que cela peut représenter sur un grand nombre de livraisons.
Ce ne sont que des exemples, mais ils décrivent bien la difficulté de suivre la consommation des denrées alimentaires. Laisser couler, c’est mettre en péril l’entreprise. Au risque, de mettre la clé sous la porte.
Diagnostic
Alors comment faire sans y passer trop de temps ? Quelle méthode appliquer sans rendre le contrôle pénible et sans démotiver tout le monde ? Comment savoir ce que vous pouvez améliorer ? Et où concentrer vos efforts ? Comment mettre en place le contrôle stock restauration ?
Contrôlez les livraisons, c’est très bien, et cette étape va vous aider à limiter les coûts et amplifier vos résultats. Pourtant, une des plus grandes difficultés est de calculer les quantités consommées.
C’est simple :
- d’un côté, vous avez les denrées que vous achetez,
- de l’autre les ventes que vous faites
L’écart, c’est ce que vous avez acheté, mais pas vendu.
La solution idéale
Le top serait de pouvoir savoir quels sont les écarts les plus importants en termes de coûts. En effet, ce serait perdre son temps que de surveiller la consommation de farine parce que l’écart est d’un kilo sur un mois. Donc la solution idéale doit nous permettre de concentrer nos efforts sur les gros écarts :
- soit en volume pour limiter le gaspillage alimentaire,
- soit en euros pour améliorer le bilan financier.
Le luxe serait donc de se concentrer uniquement sur 2 ou 3 produits par période pour contrôler spécifiquement :
- les DLC dépassées,
- les commandes mal évaluées,
- les livraisons à vérifier minutieusement,
- ou les quantités indiquées sur les fiches techniques…
Méthode de calcul – Contrôle stock restauration
La comparaison se fait sur une période donnée : par exemple tous les mois
Quantité théorique consommée
La première chose, c’est d’avoir le nombre de ventes de chacun de nos produits sur une période donnée. Ensuite, établir une fiche technique pour chacun de ces produits. On peut alors en multipliant les deux avoir la quantité de denrées théoriquement consommée.
Quantité théorique consommée = nombre de ventes x fiche technique
Avec l’utilisation des logiciels de caisse depuis quelques années, nous avons un atout considérable, c’est de pouvoir exporter le nombre de ventes de chacune de nos références sur la période choisie.
Quantité réelle consommée
La quantité réelle consommée est facile, c’est le total de toutes les factures de la période choisie par ingrédient.
Quantité réelle consommée = total factures
Ne pas oublier les stocks !
En effet, les inventaires seront effectués en fin de période. Dans l’exemple ici, ce sera tous les mois.
On aura donc un inventaire début et un inventaire fin.
Exemple pour le mois de mai :
- l’inventaire début est effectué le 30 avril
- l’inventaire fin est effectué le 31 mai
Écart de stock
Pour terminer, le calcul de l’écart des stocks est la différence entre la “Quantité réelle consommée” et la “Quantité théorique consommée”. On ajoute à ce calcul la différence de stock entre le début et la fin de la période.
Pour chaque denrée alimentaire :
Écart = Quantité réelle consommée – Quantité théorique consommée + inventaire début – inventaire fin
La nouvelle façon avec koust
Sur le papier, c’est simple, mais l’exécution l’est moins. Beaucoup de données et calcul sont en jeu. Ce contrôle peut vite devenir fastidieux sans outil.
Alors, voyons comment utiliser le logiciel de gestion pour ces calculs de contrôle stock restauration.
Les consommations
Ici, les consommations sont importées du logiciel de caisse. Il n’y a ainsi pas de tâches supplémentaires à effectuer.
Koust donne immédiatement les quantités de denrées consommées en prenant en compte les fiches techniques et les ingrédients associés aux articles.
Les factures
Le module facture de Koust permet de saisir facilement toutes vos factures. Si vous utilisez le module d’envoi de commande, le logiciel transforme vos commandes directement en factures.
Vous avez en plus le total mensuel de vos achats à tout moment.
Les inventaires
Le module inventaire permet de valoriser vos stocks, la saisie se fait directement dans le logiciel de gestion ou par l’import de fichier CSV. Les dates d’inventaire seront aussi utilisées lors du calcul des écarts.
En plus des écarts des stocks, Koust calcule le total (en euros) de vos inventaires.
Contrôle stock restauration : les écarts achat/vente
Pour finir, le module écart vous donne directement le résultat. Vous avez seulement 2 possibilités :
- Changer les dates de période pour élargir ou diminuer votre période de comparaison
- Tri sur toutes les données : nom de l’ingrédient, écart plus élevés, quantité plus élevée …
L’avantage d’utiliser Koust est aussi de pouvoir modifier la période de contrôle :
- écarts des stocks sur 1 mois,
- sur 2 mois,
- sur six mois… d’un seul clic.
L’autre avantage encore plus intéressant, c’est de pouvoir se concentrer uniquement sur 2 ou 3 produits par période par le tri :
- en volume pour limiter le gaspillage,
- soit en euros pour améliorer le bilan financier.
Comment l’avoir ?
Enfin, toutes ces fonctionnalités sont regroupées dans l’abonnement “Koust PRO”
