Restaurant stock inventory
Restaurant management: Stocktaking
Carrying out an inventory of a restaurant's stock is often seen as a tedious task. However, it is compulsory to do it at least once every 12 months. However, it would be a mistake to stop at this legal requirement. In fact, taking inventory more frequently will allow you to quickly identify the origins of stock discrepancies in your products and thus improve the management of your restaurant.
Items purchased but not yet resold should not impact on the result of the activity. The inventory therefore makes it possible to determine the value of the stock at a given time and to check that no products have disappeared (through obsolescence, loss or theft) or are missing from the accounts (through management error).
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The organization of the inventory of the stock
Your inventory should include all raw materials, goods and finished products still in your possession. However, you should not record capital goods and equipment that are not for sale.
To carry out your inventory, you can use Excel, working directly on the software and printing your count sheets to redistribute them to your team. We offer an Excel template to download which can be imported into our management software.
Si vous travaillez sur un logiciel de gestion, vous pouvez télécharger / importer vos données, ce qui vous permet, de façon automatique, de d’avoir un contrôle sur vos écarts de stock et ainsi d’identifier facilement l’origine de sources de pertes financières. Grâce à ce processus, vous pourrez limiter les pertes et optimiser vos coûts.
Counting goods in stock
Après, vous êtes préparé, vous pouvez désormais compter les marchandises en stock. Il est important de ne pas compter les produits deux fois pour ne pas fausser la quantité d’articles des stocks. Pour cela, répartissez bien le travail avec votre équipe. Il n’est pas rare de fermer des restaurants pour cause “d’inventaires” puisque toute l’équipe est mobilisée sur cette période.
Assignez à chacun une zone de stockage (bar, cuisine, cave, chambre froide, économat, …) afin d’éviter les doublons dans le comptage.
De nombreux principes doivent être respectés pour assurer un inventaire de qualité :
- Principle of segregation of duties and supervision: your pre-formed counting teams must be supervised by a manager of the department in question. This reduces the risk of fraud in the system;
- Principe de comptage : comme nous vous l’avons dit précédemment, distribuez des feuilles de comptage à vos équipes afin de faciliter le processus. Écrivez au stylo à encre et évitez le crayon à papier. Faites valider les feuilles de comptage par le responsable désigné pour l’inventaire, ce dernier peut même re-procéder au comptage pour vérifier les valeurs ;
- Principe d’exhaustivité : tous vos stocks doivent être comptés, n’en laissez pas de côté. Tous les recoins de votre restaurant doivent être vérifiés (cuisine, réserve, magasin, cave, comptoir, bar, etc…).
Une bonne organisation vous garantira un inventaire réel et fiable, de ce fait, vous gagnerez du temps. La mise en place et la réalisation de l’inventaire peut sembler être une perte de temps, mais la simplification de la gestion permet sur le long terme d’en gagner et d’éviter toutes erreurs de coûts ou quantité.
Our advice: try to favour closing days to do your inventory to avoid having a fixed stock during the count.
Make your inventory
Here are the different steps to carry out your inventory.
Stock valuation
Par la suite, lorsque votre inventaire est terminé, il faut désormais valoriser votre stock, c’est-à-dire déterminer sa valeur.
There are two ways to valuate stock:
- The "First in, First out" method consists of valuing the stock at the last known price by consulting the last invoice.
Indeed, in restoration, it is considered that the stock rotates fast enough so that the items in stock belong to the last delivery. The logic is chronological.
This technique is frequently used in small structures because of its simplicity of application. - La méthode “du coût moyen pondéré” : consiste à valoriser votre stock au coût moyen.
Pour résumer, CUMP = [Valeur Stock Initial + Valeur des Entrées – Valeur des Sorties] / [Quantités Stock Initial + Quantités Entrées – Quantités Sorties].
For more information on stock valuation, see the Entrepreneurs' Corner.
The price indicated in your inventory must be shown exclusive of taxes, as shown on your purchase invoices.
Il faut également tenir compte des remises commerciales effectuées par vos fournisseurs.
Then, to calculate the value of the total stock, multiply the quantities by the unit value, and finally add up each line and you will get the total value of your current stock.
Caution: You are not allowed to valuate a stock on the basis of a target retail price.
To save you time, we provide you with an inventory template made on Microsoft Excel. It is easy to use, fully customisable and adapted to your needs. You can download the template for free below:
Download the inventory template
Errors to avoid
Here is a list of errors to avoid so that your inventory is as reliable as possible:
- Keep your inventory list up to date (don't forget any products)
- Don't mix valuation methods and update your prices
- Do not mix the sales prices including and excluding VAT.
- Do not confuse the units (drums, L, cL, ...)
- Distinguish between gross and net weight: refer to your technical data sheets (the invoicing unit may be in gross weight, use net weight)
- Create data sheets
- Choose the day of your inventory carefully (receipts accounted for even though they are part of the next month's purchases)
- Soyez vigilant quant aux coquilles qui peuvent se glisser dans votre inventaire (surveillez les montants anormaux dans la colonne totale)
The usefulness of a management software to carry out the inventory of your restaurant
Un logiciel de gestion vous permet de réaliser votre inventaire. En effet, grâce à Koust, vous allez pouvoir réaliser votre inventaire simplement et rapidement. La saisie des produits de vos stocks a été simplifiée sur mobile et tablette pour que vous puissiez utiliser directement votre téléphone pour renseigner les produits en vous déplaçant dans les différentes zones de stockage (Bar, cuisine, réserve, chambre froide, etc). D’un coup d’œil, vous verrez les écarts de stock sur tous vos articles. Vous pourrez également exporter les données enregistrées sur un fichier Excel afin de réaliser le comptage sur une feuille.
De plus, une fois l’inventaire et l’importation des données terminées, vous pourrez identifier des potentiels écarts de stock : grâce à l’inventaire précédent et en comparant votre stock réel avec votre stock théorique sur la période que vous voulez. Cet élément de notre outil de gestion permet d’éviter certains problèmes internes. Il s’agissait habituellement de surdosage, mais à grande échelle, ça représente un coût important pour l’entreprise. Le contrôle des stocks devient de plus en plus indispensable dans la restauration, le digital est une opportunité et une aide à cette gestion de stock.
