What is the definition of the restaurant ratio? What are the main indicators to monitor in a restaurant?

Et, quand on parle de gestion de restaurant, la question arrive rapidement : on se demande quels sont les ratios importants et quels indicateurs financiers mettre en place pour bien gérer son établissement ? En effet, pour développer son entreprise, les efforts sont importants et disposer des meilleurs leviers est indispensable. Découvrez, grâce à Koust, comment se focaliser sur ses indicateurs et accroitre la rentabilité et le chiffre d’affaires par les actions qui en découlent.

The elements presented here aim to help restaurant owners in their management through ratios and margin calculations. The Koust software makes these calculations easy.

Tout d’abord, un ratio est un pourcentage utilisé pour l’analyse de données de l’activité, des coûts et du résultat de l’entreprise. Il existe différents types de ratios, dans la restauration, on parle principalement de ratio de marge.

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Activity control indicators

Firstly, the main key management indicators in restoration are :

• Le suivi du chiffre d’affaires
• gross margin
• the ratio of material costs to turnover
• nombre de couverts
• averagebasket or ticket
• coef. Multiplicateur

This restaurant ratio is evaluated over predefined periods: month, week, year. They allow the degree of activity and productivity of the restaurant to be assessed.

La moyenne du nombre de couverts par service est le nombre total de clients sur une période divisée par le nombre de services sur la même période.
Moyenne nombre de couverts par service = Nombre de clients total /nombre de services

Le ticket moyen est la dépense moyenne par client sur un service
Ticket moyen = CA TTC /nombre de clients

Gross margin: the main restoration ratio

La marge peut se calculer au niveau de chaque recette ou de façon globale sur une période donnée. Alors, on cumule les achats de matières premières et le chiffre d’affaires sur la période. C’est cet indicateur global de gestion qui nous intéresse ici pour suivre l’évolution de la rentabilité au fil du temps.

Gross margin = (Turnover before tax - Cost of raw materials) / Turnover before tax

Usually, the calculation is divided into solids and liquids to obtain more accurate results:

• Denrées alimentaires : environ 72 %
• Boissons alcoolisées : plus de 75 %
• Boissons non alcoolisées : plus de 75 %

Pour calculer cette marge, on utilise depuis longtemps les fiches techniques. Elles garantissent aussi la qualité, la régularité en cuisine par définition exacte de la recette. Ces recettes aident aussi les cuisiniers dans leur travail quotidien, à la formation du nouveau personnel et à la conservation du savoir-faire du restaurant.

Quick margin application method

Applying the target gross margin percentage is not simple enough to estimate the selling price of a dish or to estimate the material cost to consume for a daily special. The value of foodstuffs fluctuates rapidly, so these margin calculations need to be constantly revisited to ensure a consistent result. Restaurant professionals are looking for simple methods to save time. This is why the multiplier is more widely used in the restaurant sector.

Multiplier coefficients: essential restoration ratio

The multiplier coefficient (Cm) is the equivalent of the gross margin by a simple multiplication.
Cm = Turnover before tax / Material cost

It can therefore be calculated on the basis of the gross margin:

Cm = 1/ (1- gross margin)

Example of costing :

Gross margin 70%
Cm = 1/ (1- 0.70) =3.33

It is rather used at the level of the recipe:
Cm = Sales price of the dish before tax / Material cost

To further simplify the calculations, the VAT rate can be included.
Example:

Pour une marge brute ciblée de 72 % avec une TVA à 10 % :
coef = 1/(1- 0,72) x (1+10 %) =3,57 × 1,1 = 3,93

Pour une marge brute ciblée de 75 % avec une TVA à 20 % :
coef = 1/(1- 0,75)x (1+20 %) =4x 1,2= 4,8

En général, on applique un coef plus faible aux produits les plus chers et un coef plus fort aux produits les moins chers. On peut aussi appliquer des coefficients plus fort ou plus faibles sur certaines gammes de produits en fonction de la politique commerciale et de la différenciation choisie par le restaurant.

Assessing the material cost based on a target cost per kilo

Une autre approche peut être d’estimer le coût d’achat des matières premières au kilo. Ici, on prend le problème dans l’autre sens, on détermine le coût d’achat en fonction du prix de vente :

1. Partir du prix de vente de la recette (exemple : 15 €)
2. Ensuite, enlever la TVA (15 € – 10 % TVA = 13,64 €)
3. Puis, appliquer le ratio en divisant le prix de vente par le ratio ou coefficient (exemple : 13,64 €/5 = 2,73 €)
4. Enfin, diviser cette valeur cible par une quantité moyenne qu’on applique pour obtenir la valeur au kilo de la matière première (exemple 200 g pour obtenir un prix d’achat cible de 2,73/,20= 13,65 €).

Dans l’exemple, le résultat obtenu est un prix au kilo de 13,65 €. C’est une valeur cible à ne pas dépasser pour garantir la marge brute. Par exemple, ça pourra être le prix au kilo d’une viande.

Ici, on a appliqué un coefficient plus élevé (5) par rapport au fait que l’ingrédient principal ne fait pas tout le prix du plat. Ainsi, cette méthode peut s’appliquer aux plats du jour, aux menus à l’ardoise.

Assessing the rate of wasted raw materials

In addition to calculating the margin, it is possible for restaurateurs to calculate the losses. This is known as the "run-off" ratio.
Run-off ratio = value of losses / turnover

Personnel expenses

Un autre indicateur important, le ratio charges de personnel. C’est le pourcentage de la masse salariale sur le chiffre d’affaires.

Personnel expenses = Wages and salaries / Turnover

Prime cost = personnel costs + Material cost

Example:
gross margin 70%
therefore material cost = 30%
personnel costs = 37,000 / 100,000 = 37%.

Prime cost = 30%+ 37% = 67% = 67%.

Operating expenses

These expenses represent all other expenses such as

• Water, electricity, gas and other energies
• Insurance, miscellaneous subscriptions, consumables and royalties
• Rents, maintenance and upkeep of property

However, the most important expenses such as rent or energy can represent a very important part of the expenses.

Ces charges peuvent être fixes comme le loyer et d’autres variables, fluctuent en fonction de l’activité et de la gestion. Aussi, une part de la consommation d’électricité peut être fixe et une autre part est liée à l’activité du restaurant. Un tableau de bord peut donc aider à se représenter et à suivre plus facilement l’évolution de ces coûts. Il permet également d’avoir un visuel sur le résultat net de l’entreprise.

Summary table of restoration ratio

Restoration ratio	Calculation method	Example
Consumption of raw materials	(Raw material purchases over period + inventory at beginning of period - inventory at end of period) / Sales over period	30 %
Gross margin	Turnover - material consumption	70 %.
Multiplier Coefficient	Turnover / material consumption	3,5
Personnel expenses	(Wages + social security charges) / sales	35 %
Prime cost	(Personnel costs + Material consumption)/Turnover	70 %
Operating expense ratio	Operating Expense / Revenue	15 %

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COMMENT OPTIMISER LES ratios DANS LE DOMAINE DE LA RESTAURATION ?

Une fois que vous avez identifié vos indicateurs de performance, il est essentiel de chercher des moyens de les améliorer. Cela peut être réalisé en réduisant les coûts globaux, en augmentant la marge des produits et en ajustant les prix de vente. Voici quelques stratégies à mettre en place au niveau de la gestion de la salle de restaurant, de la cuisine et des relations avec les fournisseurs.

GESTION DE LA SALLE DE RESTAURANT :

1. Écoutez votre clientèle : Identifiez les produits ou plats populaires et donnez-leur plus de visibilité sur la carte pour augmenter le ticket moyen. Supprimez les plats peu commandés ou peu compétitifs.
2. Jouez avec les formules : Proposez des formules variées pour le déjeuner et le dîner avec des prix stables. Mettez en avant vos plats phares sur la carte et dans les supports de communication, en veillant à maintenir des prix calculés pour une marge intéressante.
3. Formation du personnel : Formez votre personnel en salle aux techniques de vente et encouragez-les à conseiller les plats à forte marge, les accompagnements additionnels, les desserts, etc.

EN CUISINE :

1. Optimisez l’efficacité : Limitez la perte de produits en adaptant les recettes pour réduire les coûts d’investissement. Utilisez des fiches techniques de cuisine pour préciser les quantités nécessaires et limiter le gaspillage alimentaire.
2. Gestion des inventaires : Effectuez des inventaires réguliers pour suivre les stocks et éviter les pertes. Cela permet de mieux contrôler les coûts et de prévenir les ruptures de stock.

AVEC LES FOURNISSEURS :

1. Optimisez les coûts d’achat : Approchez plusieurs fournisseurs et mettez-les en compétition pour obtenir le meilleur rapport qualité/prix. Choisissez-les attentivement, car ils influent directement sur la santé financière du restaurant.
2. Critères de sélection des fournisseurs :

• Catalogue de prix : Vérifiez s’ils respectent les tarifs du marché.
• Livraison et approvisionnement : Assurez-vous qu’ils respectent les délais convenus.
• Souplesse : Choisissez des fournisseurs prêts à récupérer ou recycler les stocks invendus.

En suivant ces stratégies à différents niveaux, vous pouvez améliorer significativement le ratio de restauration de votre établissement.