10 Techniques pour diminuer les coûts matières
Gestion achats

10 Techniques pour diminuer les coûts matières

Comment diminuer le coût matière (food cost) rapidement dans un restaurant pour améliorer les ratios et la rentabilité ?
Cet article vous explique en 10 étapes comment gérer ce coût matière. La gestion du food cost est essentiel dans la restauration. En effet, le calcul est simple, si le coût matière diminue, le coût de production diminue et le chiffre d’affaires du restaurant augmente.

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1 – Faire la liste des ingrédients

Tout d’abord, en établissant une liste des ingrédients utilisés en cuisine et sur votre carte, vous aller établir une mercuriale. Cette mercuriale permettra ensuite de négocier plus facilement avec les fournisseurs. En effet, si vous n’avez pas une liste de produits, le risque est de confondre les produits et de dégrader la qualité lors de la négociation. Surtout si vous travaillez en équipe, il est nécessaire d’avoir une référence pour que tout le monde utilise les mêmes produits. En restauration cette liste est appelée “mercuriale”. Elle comprend aussi le nom du fournisseur, le prix d’achat et l’unité.
C’est souvent avec cette liste qu’on prépare ses commandes.

2 – Négocier avec ses fournisseurs.

Dès que vous avez établi la liste de vos denrées, vous pouvez prendre rendez-vous avec tout vos fournisseurs pour obtenir de meilleures conditions et prix. L’idéal serait d’avoir au moins deux fournisseurs possibles pour chaque produit produit. Cette garantie permet de comparer les tarifs et d’avoir une solution si votre fournisseur augmente ses prix. Sans cette étape de négociation le montant de vos achats peut monter d’au moins 10 à 30 % de plus, ce qui impact lourdement le coût matière.
C’est naturel, vos fournisseurs veulent vendre leurs produits le plus cher possible et de dégager un maximum de marge. Les fournisseurs utilisent des méthodes pour vendre leurs produits au prix de vente le plus élevé possible. Vous devez donc vous former aussi pour ne pas être manipulé et pour obtenir de meilleurs prix. La négociation avec les fournisseurs et très rentable, elle peut vous apporter plusieurs points de marge en plus.

Attention à vos croyances ! Vous pensez peut-être que :

  • négocier est dégradant pour vous,
  • faire baisser les prix fait baisser la qualité,
  • vous n’avez pas besoin de négocier tellement vous êtes bon
  • vos fournisseurs sont tous vos amis …

Vous êtes peut-être conditionné ?

3 – Vérifier ses livraisons pour limiter le coût matière

Pourquoi prendre du temps pour vérifier ses livraisons ? Combien avez-vous à y gagner ?

Par exemple, vous avez besoin de 10 Kg de viande. Donc, vous commandez 10 kg de viande à votre meilleur fournisseur. Souvent, il est tenté d’arrondir le poids en sa faveur, il rajoute 3 kg supplémentaires. En vérifiant la livraison, on lui demande de reprendre les kilos supplémentaires parce qu’ils ne sont pas nécessaires. C’est aussi une façon simple de réduire le gaspillage de nourriture. En effet les 3 kg supplémentaires risquent de ne pas être utilisés et remplir votre stock de nourriture inutilement. Dans certains cas, la DLC (date limite de consommation) pourrait être dépassée et il s’agit alors de pertes directes. Sur une courte période cette différence n’est pas choquante mais si l’on calcul avec un coefficient multiplicateur en gardant le même ratio ou qu’on analyse directement sur une année les répercussions peuvent devenir importantes.

Une autre raison de vérifier les livraisons : certains fournisseurs sont peut-être tentés de ne pas livrer les quantités qu’ils facturent.

Par exemple, un fournisseur de poissons vous facture 10 kg de poissons et ne livre que 6 kilos. Si vous ne vérifiez pas vos livraisons, 3 kg multiplié par 52 semaines, avec un tel ratio imaginez les quantités de nourriture que vous avez perdu sur une année.

Même si ces pratiques sont rares, elles peuvent vous causer des problèmes importants. En effet, les restaurants qui ne prennent pas le temps de vérifier leurs livraisons sont très vite repérés. Il faut donc vérifier un minimum l’achat des produits pour améliorer la gestion de son entreprise.

4- Vérifier les déchets pour diminuer le coût matière

Une des grandes causes du gaspillage alimentaire et de l’augmentation des coûts matières est le dépassement de la DLC. Commandes mal évaluées, stock non vérifiés, les produits périmés diminuent considérablement votre marge et donc votre chiffre d’affaires. En vérifiant les déchets ou même les poubelles vous pouvez relever ce genre de dérive et optimiser correctement votre stock. Certains restaurants vont même jusqu’à mettre des sacs poubelles transparents pour pouvoir contrôler visuellement les déchets qui sont jetés. Si vous n’avez jamais surveillé le flux des déchets, vous risqueriez d’avoir quelques surprises. Le but n’est pas de contrôler en permanence votre personnel mais l’analyse de ces pertes sont nécessaire pour savoir si vous optimisez les ressources de nourriture.

5 – Faire des inventaires réguliers

Les bons gestionnaires établissent des inventaires au moins une fois par mois. En effet, pour contrôler les stocks et pour obtenir d’excellents ratios financier, il est primordial de suivre ces ratios mensuellement plutôt que d’attendre le bilan comptable.
Autre avantage indirect des inventaires : ils permettent aussi à vérifier les dates limite de consommation et réorganiser le rangement des denrées qui pourraient être dispersées.
Pour calculer la marge brute sur une période, on divise les dépenses de matière première par le chiffre d’affaires. Si on veut un calcul plus précis, on ajoute le l’inventaire de fin de période et on retire l’inventaire de début de période.

6 – Réduire sa carte

En diminuant le nombre de plats sur votre carte vous aurez automatiquement moins d’ingrédients à surveiller et un stock plus simple à analyser. De plus, vous aurez moins de recettes à contrôler, moins de fiches techniques à établir et donc moins de difficultés pour la production et le service. Plus le nombre de plats est important et plus la complexité génère des difficultés à suivre les coûts matières. Et ça entraine plus de :

  • pertes,
  • gaspillage,
  • denrées périmées
  • erreurs dans les recettes.

Quand le nombre de plats de votre carte est plus restreint, vous simplifiez la gestion et vous pouvez avoir plus de pouvoir pour négocier l’achat de ces produits en plus grande quantité. Vous allez diminuer les coûts d’achat sans diminuer les ventes, vous augmentez alors la rentabilité de votre production.

7 –  Supprimer les plats les moins rentables et les moins populaires.

Pour diminuer le nombre de plats à la carte, la méthode la plus efficace est de supprimer les plats les moins populaires et ceux avec une faible rentabilité. Ces plats dégagent moins de marge que les autres et représentent moins de ventes car ils plaisent moins à vos clients. On appelle ces plats les produits “poids morts”.

Ce sont ces plats qu’il faut supprimer en priorité.

8 –  Établir des fiches techniques.

En établissant les fiches techniques de vos recettes avec les quantités et les ingrédients utilisé dans la recette, vous pouvez calculer le ratio de prix de revient du plat. Ce prix de revient servira à calculer la marge brute. Les fiches techniques sont des processus qui permettent au personnel de suivre la recette dans les méthodes que vous avez établi. Ils respectent les quantités ingrédients que vous avez établies au préalable. C’est le bon dosage de ces quantités qui vous permettent de respecter vos ratios. Cette marge est la clé pour dégager des bénéfices dans votre restaurant.

Ces fiches techniques permettent aussi de suivre l’évolution des prix de vente de vos plats. Ensuite, l’évolution des coûts de vos plats dépend de l’évolution des prix des matières premières.
Les fiches techniques aident à diminuer les coûts matières et sont donc nécessaires à la bonne gestion des restaurants.
diminuer les coûts matières

9 – Proposer des produits maison pour diminuer le coût matière

Un moyen simple pour diminuer les coûts matière est de préparer des “plats maison”.
En général, les produits maison sont beaucoup moins chers et beaucoup plus rentables que les produits achetés déjà préparés. Ils vous garantissent une bonne marge et une grande satisfaction de vos clients. En effet, les clients recherchent de plus en plus de plat maison avec des produits de qualité. Mettre en avant un plat maison attire de la clientèle et fait augmenter vos ventes.

10 –  Contrôler ses factures

En conclusion, le contrôle des factures, ligne par ligne permet souvent de détecter beaucoup d’erreurs :

  • erreur de saisie
  • erreur de prix
  • problème de référence
  • quantité erronée

Quand on commence à vérifier les factures ont détecte en moyenne une erreur sur 10 factures.
C’est donc une source importante d’erreur. Ce contrôle permet aussi de suivre l’évolution des prix.

Notre outil Koust permet de réaliser simplement ces 10 étapes sur un seul logiciel. Il s’agit donc d’une solution de gestion qui vous permettra de diminuer votre coût matière, d’améliorer votre production et vos ventes. En effet, l’achat de matières premières est dans le début du processus et influence donc le reste de l’activité. Enfin, la gestion du coût matière est donc indispensable en restauration.

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L’idée est simple : mieux contrôler les quantités et les coûts en ayant plus de contrôle sur l’approvisionnement et la production.

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