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Restoration management tool, what for?
Sales analysis, Management control, Cooking, Food waste

Restoration management tool, what for?

Koust, outil de gestion restauration, aide les restaurateurs à maximiser leur rentabilité par des solutions de calcul du coût de revient, de gestion des achats et de contrôle de gestion.

Indeed, professionals are confronted, on a daily basis, with several difficulties:

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Gestion des approvisionnements :

Les prix ne sont pas forcément affichés. Alors, les professionnels doivent négocier leurs produits, ligne par ligne.  C’est la condition s’ils veulent être sûr d’acheter dans de bonnes conditions. En effet, quand on compare les prix d’achats avec le supermarché du coin, on a régulièrement des surprises quant à l’écart des prix. Les fournisseurs veulent maximiser leurs profits. Ainsi, les professionnels n’ont pas les mêmes protections que les particuliers.

Ils doivent dons s’équiper d’outils performants ou des solutions pour obtenir de bonnes conditions sans y consacrer trop de temps. Certaines solutions simples existent. Les groupements d’achats proposent de négocier les prix à votre place. Cette solution donne des résultats satisfaisant de quelques % de rabais. Mais ce gain est ensuite partagé entre le groupement et le professionnel. Pour ceux qui ne sont pas satisfaits de cette solution, ils peuvent toujours développer des solutions avec des feuilles Excel. Toutefois, cette solution est limitée, la quantité de données à traiter est souvent gigantesque.

Cost control and monitoring

Cette deuxième difficulté concerne les coûts de fabrication des plats et la marge que l’on retire des ventes de produits.
Les fiches techniques sont à la base de la gestion de tous établissements en restauration. C’est un outil simple de calcul sous forme de tableau avec :

  • le nom de l’ingrédient,
  • the amount of ingredient used in the recipe,
  • le prix unitaire de l’ingrédient.

Then the total of this data sheet gives the total cost for X portions and a simple division gives us the cost of the recipe portion.

Mais, le problème, c’est que les prix évoluent tout le temps et ça devient fastidieux de mettre toutes ces données à jour à moins d’utiliser un outil sous forme de base de données.

Placing orders

La troisième difficulté est de passer les commandes auprès de ses fournisseurs. C’est ainsi que les quantités à commander, le nombre de portions à préparer et donc à commander demande d’utiliser en même temps : les fiches techniques et la comparaison de prix constante entre les fournisseurs.
À ces deux contraintes s’ajoute la prise en compte du stock, on travaille avec des denrées périssables. Ici, il n’est pas question de commander trop de matière première pour éviter les gaspillages.

Aujourd’hui, les transmissions par internet facilitent la communication. Ainsi, les gains de temps sur les commandes peuvent être très important.

An additional constraint is to check the invoices. With large quantities, invoicing errors are frequent. So, restoration management tools must take this weakness into account. These checks will lead us to the next difficulty.

Management control

Ensuite, le contrôle de gestion est simplement la vérification entre ce qui est acheté et ce qui est vendu. C’est-à-dire qu’il faut totaliser les achats de matière première d’un côté. Puis, on calcule les quantités de denrée théoriquement vendues dans les recettes de l’autre côté. Donc la différence entre ces deux quantités va nous donner un écart.

C’est cet écart que l’on va étudier. Rapidement, on peut voir quel ingrédient pose un problème. Surtout quand on y intègre le prix des denrées. Ainsi, cette technique permet de détecter rapidement quelle denrée sont à surveiller ou à vérifier.

En effet, contrôle tous les ingrédients demanderait un temps énorme. Cette méthode donne des résultats étonnants en se concentrant sur quelques produits tous les mois. Mais, à la condition d’effectuer les inventaires tous les mois.

Now, the causes of the discrepancies are multiple:

  1. Problème d’approvisionnement : les bonnes quantités n’ont pas été livrées
  2. Fiches techniques à revoir, les quantités ont été mal évaluées
  3. Problème de perte ou de gaspillage : trop de quantité préparée
  4. Miscellaneous leak or theft problems

Analysis of the results

Aggregating data to obtain dashboards

Avant de parler de l’analyse des ventes par le gestionnaire, une des préoccupations principales de ce dernier est le contrôler de la marge brute. Toutes les données agrégées dans les point précédents sont des données de détail. Pour avoir une vue globale de l’activité, le gestionnaire doit avoir un tableau de bord avec l’évolution des ventes et la marge brute à chaque fin de période. Dans ce cas, l’inventaire total est programmé tous les mois dans la plupart des établissements.

Analyse des ventes et des réactions des clients face aux propositions commerciales

The sales analysis includes several measures:

  1. Le menu engineering,
  2. L’ouverture de gamme,
  3. La réaction des clients face au prix,
  4. La dispersion des prix.

Ainsi, ces mesures regroupent l’essentiel des indicateurs utilisés comme outil de gestion restauration.

The engineering menu

The engineering menu allows you to compare the popularity of a dish or product with its gross margin. Then, the products are classified in a table with 4 boxes :

  1. Les produits “star” (fortes marges et fortes ventes),
  2. Les produits “énigme” (fortes marges et faibles ventes),
  3. Les produits “cheval de labour” (fortes ventes et faibles marges),
  4. Et enfin les produits “poids mort” (faibles ventes et faibles marges)

the opening of the range

The range opening gives the ratio between the cheapest and the most expensive product in a range.

La réaction des clients face au prix

La réaction de clients face aux prix permet de connaître les attentes de sa clientèle. Ainsi, on mesure si les ventes se font plutôt en haut ou en bas de gamme. Alors les ajustements quant au prix des produits sont plus judicieux.

La dispersion des prix

Cet indicateur nous renseigne toujours sur la gamme des produits. Donc, la gamme est découpée en trois parties par le prix. Enfin, la gamme de prix du milieu doit être la plus fournie en proposition pour le client.

Koust : Restoration management tool

Enfin, pour satisfaire toutes ces contraintes décrites précédemment, l’application Koust, outil de gestion restauration, met à disposition toute une gamme d’outils qui répondent à ces difficultés.

Five themes of this software: Restoration management tool

  1. Ingredients,
  2. Recettes,
  3. Commande,
  4. Contrôle de gestion,
  5. Sales analysis.

In addition to these features, a main dashboard is also available.

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Koust

Koust est un logiciel de gestion dédié aux métiers CHR.
Koust permet d’optimiser la rentabilité de votre établissement.
L’idée est simple : mieux contrôler les quantités et les coûts en ayant plus de contrôle sur l’approvisionnement et la production.


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