Inventaire stock restaurant
Gestion d’un restaurant : Inventaire stock
Réaliser l’inventaire des stocks d’un restaurant est souvent perçu comme un travail fastidieux. Il est cependant obligatoire de l’effectuer au moins une fois tous les 12 mois. Mais s’arrêter à cette seule obligation légal serait une erreur. En effet, effectuer plus fréquemment l’inventaire vous permettra d’identifier rapidement les origines des écarts de stock de vos produits et donc d’améliorer la gestion de votre restaurant.
Les articles achetés mais pas encore revendus ne doivent pas impacter le résultat de l’activité. L’inventaire permet donc de fixer la valeur du stock à un moment donné et de contrôler si aucun produit n’a disparu (par obsolescence, perte ou vol) ou comptablement (par erreur de gestion).
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L’organisation de l’inventaire du stock
Votre inventaire doit regrouper toutes les matières premières, marchandises et produits finis encore en votre possession. Cependant, vous ne devez pas comptabiliser les biens d’investissements et le matériel qui ne sont pas destinés à la vente.
Pour réaliser votre inventaire, vous pourrez utiliser Excel, en travaillant directement sur le logiciel et en imprimant vos feuilles de comptage afin de les redistribuer à votre équipe. Nous proposons un modèle Excel à télécharger qui peut être importé sur notre logiciel de gestion.
Si vous travaillez sur un logiciel de gestion, vous pouvez télécharger / importer vos données, ce qui vous permet, de façon automatique, de d’avoir un contrôle sur vos écarts de stock et ainsi d’identifier facilement l’origine de sources de pertes financières. Grâce à ce processus, vous pourrez limiter les pertes et optimiser vos coûts.
Compter les marchandises en stock
Après, vous êtes préparé, vous pouvez désormais compter les marchandises en stock. Il est important de ne pas compter les produits deux fois pour ne pas fausser la quantité d’articles des stocks. Pour cela, répartissez bien le travail avec votre équipe. Il n’est pas rare de fermer des restaurants pour cause “d’inventaires” puisque toute l’équipe est mobilisée sur cette période.
Assignez à chacun une zone de stockage (bar, cuisine, cave, chambre froide, économat, …) afin d’éviter les doublons dans le comptage.
De nombreux principes doivent être respectés pour assurer un inventaire de qualité :
- Principe de séparation des tâches et de supervision : vos équipes de comptage préalablement constituées doivent être supervisées par un responsable du service en question. Ainsi, le risque de fraude dans le système est diminué ;
- Principe de comptage : comme nous vous l’avons dit précédemment, distribuez des feuilles de comptage à vos équipes afin de faciliter le processus. Écrivez au stylo à encre et évitez le crayon à papier. Faites valider les feuilles de comptage par le responsable désigné pour l’inventaire, ce dernier peut même re-procéder au comptage pour vérifier les valeurs ;
- Principe d’exhaustivité : tous vos stocks doivent être comptés, n’en laissez pas de côté. Tous les recoins de votre restaurant doivent être vérifiés (cuisine, réserve, magasin, cave, comptoir, bar, etc…).
Une bonne organisation vous garantira un inventaire réel et fiable, de ce fait, vous gagnerez du temps. La mise en place et la réalisation de l’inventaire peut sembler être une perte de temps, mais la simplification de la gestion permet sur le long terme d’en gagner et d’éviter toutes erreurs de coûts ou quantité.
Notre conseil : essayez de favoriser les jours de fermeture pour faire votre inventaire afin d’éviter d’avoir un stock fixe pendant le comptage.
Réaliser votre inventaire
Voici les différentes étapes pour réaliser votre inventaire.
Valorisation du stock
Par la suite, lorsque votre inventaire est terminé, il faut désormais valoriser votre stock, c’est-à-dire déterminer sa valeur.
Il y a deux façons de valoriser le stock :
- La méthode “First in, First out” consiste à valoriser le stock au dernier prix connu en consultant la dernière facture.
En effet, en restauration, on considère que le stock tourne suffisamment vite pour que les articles en stock appartiennent à la dernière livraison. La logique est d’ordre chronologique.
Cette technique est fréquemment utilisée dans les petites structures étant donné sa simplicité d’application. - La méthode “du coût moyen pondéré” : consiste à valoriser votre stock au coût moyen.
Pour résumer, CUMP = [Valeur Stock Initial + Valeur des Entrées – Valeur des Sorties] / [Quantités Stock Initial + Quantités Entrées – Quantités Sorties].
Pour en savoir plus sur la valorisation de stock, vous pouvez consulter Le Coin des Entrepreneurs.
Le prix indiqué dans votre inventaire doit être indiqué en hors taxes, comme inscrit sur vos factures d’achats.
Il faut également tenir compte des remises commerciales effectuées par vos fournisseurs.
Ensuite, pour calculer la valeur du stock total, il faut multiplier les quantités par la valeur unitaire, et enfin faire la somme de chaque ligne et vous obtiendrez la valeur totale de votre stock en cours.
Attention : il vous est interdit de valoriser un stock sur la base d’un prix de vente théorique.
Pour vous faire gagner du temps, nous mettons à votre disposition un modèle d’inventaire réalisé sur Microsoft Excel. Il est simple d’utilisation, entièrement personnalisable et adapté à vos besoins. Vous pouvez télécharger le modèle gratuitement ci-dessous :
Télécharger le modèle d’inventaire
Les erreurs à éviter
Voici une liste d’erreur à éviter pour que votre inventaire soit le plus fiable possible :
- Gardez votre listing d’inventaire à jour (n’oubliez aucun produit)
- Ne mélangez pas les méthodes de valorisation et mettez à jour vos prix
- Ne mélangez pas les prix de ventes TTC et HT
- Ne confondez pas les unités (fûts, L, cL, …)
- Distinguez poids brut et poids net : referez-vous à vos fiches techniques (l’unité de facturation peut être en poids brut, utilisez le poids net)
- Créez des fiches techniques
- Choisissez bien le jour de votre inventaire (réceptions comptabilisées alors qu’elles font partie des achats du mois suivant)
- Soyez vigilant quant aux coquilles qui peuvent se glisser dans votre inventaire (surveillez les montants anormaux dans la colonne totale)
L’utilité d’un logiciel de gestion pour réaliser l’inventaire de votre restaurant
Un logiciel de gestion vous permet de réaliser votre inventaire. En effet, grâce à Koust, vous allez pouvoir réaliser votre inventaire simplement et rapidement. La saisie des produits de vos stocks a été simplifiée sur mobile et tablette pour que vous puissiez utiliser directement votre téléphone pour renseigner les produits en vous déplaçant dans les différentes zones de stockage (Bar, cuisine, réserve, chambre froide, etc). D’un coup d’œil, vous verrez les écarts de stock sur tous vos articles. Vous pourrez également exporter les données enregistrées sur un fichier Excel afin de réaliser le comptage sur une feuille.
De plus, une fois l’inventaire et l’importation des données terminées, vous pourrez identifier des potentiels écarts de stock : grâce à l’inventaire précédent et en comparant votre stock réel avec votre stock théorique sur la période que vous voulez. Cet élément de notre outil de gestion permet d’éviter certains problèmes internes. Il s’agissait habituellement de surdosage, mais à grande échelle, ça représente un coût important pour l’entreprise. Le contrôle des stocks devient de plus en plus indispensable dans la restauration, le digital est une opportunité et une aide à cette gestion de stock.
