Export Caisse Pointex – Analyser les données de ventes
Pour remonter les ventes dans l’application Koust, il faut les exporter du logiciel de caisse. Dans cette vidéo, nous allons voir comment exporter les données d’un logiciel de caisse Pointex.
Essai gratuit | Application Koust
Pourquoi les données de ventes sont nécessaires ?
Pour commencer, voyons les objectifs d’utiliser ces données de ventes. Les principales fonctionnalités qui ont besoin de ces informations sont :
- Comparer les quantités de denrées consommées avec les quantités achetées sur une période.
- Indicateurs clé : Popularité des ventes, Réaction aux prix, dispersion des prix, par gamme de produits
- Tableaux de bord et Résultats : Chiffre d’affaires, dépenses et marge brute
Pour comparer les achats (total des factures du mois) avec les ventes (nombre d’articles vendus) le nombre de ventes par article est obligatoire.
Ensuite, les indicateurs clé nécessitent les prix moyens des plats et article ainsi que le chiffre d’affaires mensuel de ces mêmes articles. La popularité des articles et leur contribution à la marge se feront donc par le menu engineering.
Enfin, les tableaux de bord, qu’ils soient avec ou sans code comptable, demandent aussi de connaître le Chiffre d’affaires total mensuel. Les principaux chiffres de ces tableaux de bord sont :
- Le chiffre d’affaires mensuel
- le coût matière mensuel
- la marge brute (coût matière/chiffre d’affaires)
Méthode de transfert des données
Le transfert de données peut se faire par API. Mais ici, les données de vente sont transférées par des fichiers Excel format CSV. L’avantage est de rendre cette méthode universelle : tous les logiciels de caisses doivent vous permettre de récupérer vos ventes dans un format standard.
Les données sont ainsi exportées des logiciels de caisse, et Koust permet de les importer. Il est parfois nécessaire de modifier le fichier de transfert.
Quelles données transférer ?
Pour l’analyse des ventes et le contrôle de gestion, le transfert se fera pour une période donnée. Nous conseillons d’exporter les données mensuellement bien que d’autres périodes sont possibles. Dans le fichier export, l’application nécessite uniquement 3 colonnes :
- Le nom du produit (plat) vendu
- la quantité vendue sur la période (offerts, inclus)
- le chiffre d’affaires HT sur la période de ce produit (plat)
On obtiendra ensuite par calcul (automatiquement dans l’application) le prix moyen de chaque produit en divisant le chiffre d’affaires HT par le nombre de ventes.
Les ventes des logiciels de caisse
Les logiciels de caisse enregistrent les ventes et sont obligatoires pour recueillir les taxes réclamées par l’état (TVA). Mais ces données sont aussi une source d’information très intéressante pour le gestionnaire, pour comprendre ce que ses clients apprécient dans son restaurant. Ils fournissent exactement les éléments nécessaires à l’application Koust.
Pour exploiter ces données, il faut les compiler et les reformuler. Avant d’utiliser des systèmes automatisés, le transfert de fichier permet de répondre à nos besoins.
Exemple : Export de caisse Pointex
Dans cette vidéo, je vous explique comment exporter ces données du logiciel de caisse Pointex, même si vous n’avez pas de template d’export que peut vous proposer cette société. Des modifications sont cependant nécessaires avant de pouvoir l’exploiter dans l’application Koust :
- suppression de données inutiles,
- Mise au bon format des prix
- suppression de la dernière ligne “total des ventes”…
L’import dans l’application “remonté du logiciel de caisse” est aussi détaillé dans la vidéo. La correspondance CAISSE avec l’application Koust ne se fera qu’une seule fois. Dans les imports suivants, cette correspondance se fera donc automatiquement.
En conclusion, vous pouvez vous inspirer de ce tutoriel pour d’autres exports / imports de données d’autres logiciels de caisse.
