Stock cuisine : utiliser l’inventaire comme levier de gestion de votre entreprise
Faire l’inventaire du stock cuisine et salle est un travail fastidieux et obligatoire pour les restaurateurs et leurs employés. Avant de se lancer dans cette tâche, il est primordial de comprendre l’utilité des inventaires. Mais aussi de comprendre et comment les utiliser pour améliorer l’efficacité et la rentabilité de son entreprise. En effet, le stock cuisine est un excellent outil de gestion pour les restaurants.
Définition de l’inventaire
Tout d’abord, l’inventaire sert à compter et à valoriser les articles des stocks de votre restaurant. Toutes les denrées sont valorisées à un instant T pour estimer le montant total de sa valeur et les quantités de chaque produit. Le code du commerce rend obligatoire la réalisation d’un inventaire physique et sa valorisation une fois tous les 12 mois à la clôture de l’exercice comptable. Il permet de connaitre la variation des stocks pour le calcul du résultat.
Ce n’est pas cette exigence légale qui nous intéresse ici. Nous allons ici décrire plus particulièrement l’inventaire de la matière première (stock cuisine), donc des ingrédients pour la gestion des ratios et des consommations.
C’est une bonne pratique de gestion pour contrôler les coûts matières du restaurant. Un inventaire physique doit être réalisé pour calculer le ratio matière réel d’une période.
Comment valoriser les stocks le plus simplement ?
– Si le restaurant ne tient pas de fiches de stock, on valorise l’inventaire au dernier prix connu facturé
1- à quoi va servir l’inventaire ?
Exigence légale
Contrôle de gestion
Pour les besoins de contrôle de gestion, on utilise l’inventaire pour calculer la consommation de matières premières sur une période donnée :
Pour une durée d’un mois par exemple :
stock initial + Achats matières – stock final = consommation matières
Exemple : bouteilles de « bordeaux château d’eau »
Quelle est la consommation de ce vin au cours d’un mois ?
Stock initial : 12 bouteilles
Achat : 12 bouteilles
Stock final : 3 bouteilles
Consommations = 12 +12 – 3 = 21
Il est impossible de se passer de l’inventaire pour faire ce calcul. On pourra ensuite vérifier qu’on a bien vendu 21 bouteilles d’alcool sur cette même période.
2- Comment réaliser l’inventaire physique et comment le valoriser ?
Inventaire Physique
On dispose souvent d’une liste des produits pour prendre note des quantités en stock. Le comptage est simple, mais peut être long, il faut tout compter et tout cumuler : stock cuisine, réserve, bar et salle. Le plus compliqué est de bien identifier les unités (kg, litre, boite, carton …) pour ensuite valoriser les articles correctement.
Par conséquent, ces listes de produits peuvent être éditées par Excel ou un logiciel de gestion de stock comme Koust.
Valorisation du stock cuisine
On peut utiliser deux techniques pour valoriser un stock.
- La méthode du prix moyen pondéré
- La méthode du dernier prix
Cette méthode du dernier prix est plus simple en général. En effet, on utilise le prix de la dernière facture d’achat pour valoriser le stock. Le processus commence donc au passage des commandes de marchandises auprès des fournisseurs.
3- Suivi des ratios et de la marge périodiquement
Un des principaux indicateurs en restauration est le Ratio ou la marge brute qui définissent le pourcentage de matières premières consommées sur les ventes. La valorisation de l’inventaire est nécessaire pour établir la marge brute par le restaurant.
En effet, le ratio entre matières premières et Chiffre d’affaires doit tenir compte de la variation de stock entre le début et la fin du processus. Prenons par exemple une période d’une semaine :
RATIO = Chiffre d’Affaires de la semaine / (achats + stock fin de semaine précédente – stock fin de semaine)
Le calcul de la marge brute est similaire
Marge brute = 1 – (achat sur la période + stock fin période précédente – stock fin période) / Chiffre d’Affaires période
4- Contrôle de gestion – écart de consommations
Le contrôle de gestion va permettre de vérifier les consommations d’ingrédients dans la formule ci-dessus :
stock initial + Achats denrées alimentaires – stock final = consommation matière
Les consommations regroupent 3 entités :
- Les produits consommés par les clients, donc les ventes réalisées
- Les produits offerts par le restaurant aux clients
- Les repas du personnel
2 Méthodes pour calculer les produits consommés par les clients
Cas de l’utilisation d’un logiciel de caisse
Les produits consommés par les clients sont soit des ventes directes (boisson) ou des ingrédients travaillés et utilisés dans les recettes élaborées par la cuisine. On aura ainsi établi toutes les fiches techniques au préalable pour calculer les produits consommés par les clients.
produits consommés par les clients = nombre de ventes * fiche technique
CONSOMMATION RÉELLE = INVENTAIRE MOIS PRÉCÉDENT + FACTURES DU MOIS +
REPAS PERSONNEL ET OFFERTS – INVENTAIRE FIN DE MOIS
CONSOMMATION THÉORIQUE = EXPORT CAISSE x FICHES TECHNIQUES
Cas de la restauration collective
Un autre système, le contrôle des consommations se fait simplement par le calcul du coût matière par personne
Calcul du coût matière par personne = Consommations / Nombre de repas vendu
Ici la gestion est différente, pour mettre en place un tel système, il faut :
- compter tout ce qui est sorti du stock tous les jours
- puis compter le nombre de ventes par jour
Étape 1 – Stock de départ
Le premier inventaire défini le stock de départ
Étape 2 – Ajouter tous les achats
Les quantités de commandes, soit de denrées achetées, sont ajoutées au stock de l’étape précédente
Étape 3 – Sortie de stock
Ensuite, tous les jours, lors de la préparation des repas, on compte les sorties de stock.
Exemple : 53 kg de poulet, 20 kg de riz…
Pour simplifier le travail, certaines denrées sont décomptées par paquets. Comme le sel, par exemple, plutôt que de compter la consommation journalière de sel, on décompte le sceau de sel le jour où il est entamé.
Étape 4 – Calcul du coût moyen
Enfin, tous les jours, on évalue le coût moyen par place
Coût matière par place = Consommations / Nombre de vendtes
Étape 5 – Contrôle du stock cuisine
Un inventaire physique est réalisé périodiquement.
On vérifie, par l’écart entre le stock théorique et l’inventaire, que tout a bien été compté tous les jours. En d’autres termes, on vérifie que le processus a bien été réalisé. C’est un outil d’aide à la gestion du restaurant qui permet de savoir s’il n’y a pas de problème en interne. Le contrôle des écarts des quantités d’articles et des coûts concernent principalement le surdosage d’ingrédients. De cette façon, le restaurateur peut savoir si la quantité renseignée sur les fiches recettes est respectée par ses employés. Il évite ainsi le gaspillage de nourriture, mais aussi une perte d’argent inutile simplement en gérant plus précisément ses coûts.
5- Logiciels de gestion de restaurant
Les prix fluctuants, la quantité de données est importante et le nombre de personnes impliquées dans ce processus nécessite l’utilisation de logiciel de gestion. Un logiciel connecté sur lequel les employés pourront réaliser les inventaires en filtrant par zone de stockage sans avoir besoin d’effectuer de calculs. Le gérant ou le contrôleur de gestion pourra ensuite contrôler ses stocks et analyser les écarts pour réduire le gaspillage et mesurer les quantités de denrées alimentaires nécessaires.
Les avantages d’un logiciel adapté
- Pouvoir analyser les données sur des périodes différentes
- Interconnexion des données, prix, fiches techniques, détail des factures, détail de vente des produits
- Tri des plus gros écarts en quantité ou en coûts pour se focaliser sur ce qui est plus rentable. En effet, seul 20 % des produits sont responsables de 80 % des écarts selon la loi de Pareto.
La réalisation de l’inventaire et l’étude de l’écart des stocks va permettre de cibler les articles concernés et donc d’ajuster la gestion des stocks des marchandises de l’entreprise.
