Koust est une application de gestion des métiers du CHR. Il facilite la prise de décision, les commandes fournisseurs et assistent dans la gestion d’un établissement de restauration.

Dans cette application, vous gérez les ingrédients et les recettes sous un format structuré. Koust permet d’accéder à ses données et de les manipuler par une interface adaptée. Des fonctionnalités permettent de comparer le prix des ingrédients chez plusieurs fournisseurs, de calculer le prix de revient des plats en fonction de fiches techniques et de gérer les stocks. Koust vous assiste à la préparation des commandes.

Essai gratuit | Application Koust

Comment faciliter les commandes fournisseurs ? Beaucoup de produits frais, des prix qui fluctuent, des denrées périssables, des stocks difficiles à évaluer : Koust simplifie la gestion des matières premières et le suivi de la production.

Quelles contraintes, quoi simplifier ?

1- Mettre les fournisseurs en concurrence

Face à la diversité des offres des fournisseurs, et face aux variations de qualité ou de prix, la première contrainte est de choisir le bon fournisseur pour éviter :

• La détérioration de la qualité du produit
• Les augmentations de prix,
• La faiblesse de la qualité de service,
• Les ruptures d’approvisionnement de marchandise,
• Un délai de livraison trop important.

En général, les jours de commandes et de livraison sont répartis sur la semaine. Les fournisseurs appellent les uns après les autres. Certains déplacent un commercial dans votre établissement toutes les semaines, d’autres proposent des services en ligne sur leur site.
Une approche plus simple est de regrouper toutes les commandes à partir de la même plateforme. Pour gagner du temps à moyen terme, l’envoi des bons de commande par e-mail remplace une grande partie des appels téléphoniques et permet de gagner du temps.

Même si une partie des achats demandent un contact ou une négociation en direct, une grande partie peut être exécutée de façon automatique. Les denrées périssables et l’optimisation du stock demande un contrôle visuel des chambres froides et des rayonnages de la réserve.

2- Calculer les quantités de denrées à commander facilement

Les quantités à approvisionner peut se faire par un stock minimum dans le cas de ventes régulières et stables.

Mais pour anticiper les quantités à commander, il faut connaître le nombre de plats à préparer et les ingrédients contenus dans ce plat.

On doit donc transformer le menu du jour et le nombre de parts prévus en une liste de course. Pour établir cette liste, il faut souvent reprendre la fiche technique, si on veut optimiser les quantités. Surtout, si vous utilisez des produits frais et si vous voulez éviter le gaspillage, un pré-calcul est indispensable.

Ces cas concernent essentiellement :

• Plats du jour.
• Repas de groupe qui ont établi un menu à l’avance
• Établissements où le nombre de convives est déjà connu.

3- Moins de calculs d’unités, moins de conversions

Les différents conditionnements se transforment en vraie difficulté pour les professionnels de la restauration, non seulement pour comparer les différents conditionnements, mais aussi pour chiffrer les fiches techniques. Ainsi, quand on remplace un conditionnement de 900 g par un autre de 750 g, il est indispensable de décrire la recette en g (gramme).

Quand on achète par cartons de 5 kg un poisson surgelé :

• la ligne de facture peut multiplier un prix unitaire au kg par 5
• ou être directement évalué pour 5 kg.

Devant cette diversité de méthodes de facturation, le suivi des prix devient vite chaotique.

4- Transformer les commandes en facture

La génération des commandes fournisseurs implique bien sûr de pouvoir les convertir en factures. En effet, l’étape suivante est de pouvoir suivre l’évolution des prix, les quantités d’ingrédient achetés sur une période et le montant dépensé chez chaque fournisseur. La négociation est facilitée face au fournisseur et est aussi indispensable au contrôle de gestion.

La seule contrainte est de pouvoir modifier les quantités livrées. Par exemple, si vous commandez 5 kg d’entrecôte, votre fournisseur vous livrera une quantité proche, mais pas exactement 5 kg. Le prix pourra aussi changer., cette évolution devra être prise en compte pour la prochaine commande. En effet, si un fournisseur augmente ses prix, il prend le risque de ne plus être référencé s’il devient plus cher qu’un autre.

Solutions commandes fournisseurs dans Koust

Pour répondre à ces contraintes spécifiques à la restauration, l’application Koust fourni des outils simples dédiés à chaque étape : du choix du produit à la facture. Les données constituées donnent un redoutable avantage au gestionnaire pour le suivi de la qualité et des coûts des matières premières.

Comparaison et choix des fournisseurs

Plusieurs fournisseurs peuvent être référencés sur le même ingrédient. Par défaut, c’est le meilleur prix qui est choisi, mais le logiciel donne la possibilité de déréférencer un fournisseur (par exemple s’il y a un problème de qualité). Quand les prix évoluent, le choix du fournisseur peut aussi changer.

Mercuriales

Les mercuriales permettent d’effectuer les commandes. Plusieurs manières de les représenter :

• tri prix minimal :  fournisseur le moins cher
• tri total : pour chaque ingrédient, lister toutes les propositions des grossistes
• par fournisseur : liste des ingrédients triés par fournisseur

Ces mercuriales peuvent évoluer au fil du temps en fonctions des propositions de vos grossistes ou des prix qui changent sur les factures.

Préparation des commandes fournisseurs

Afin de pré-remplir vos bons de commandes ou vos mercuriales, la fonction “préparation de commandes fournisseurs” permet de saisir :

• le nombre de recettes à transformer en quantité à commander
• la quantité de chaque ingrédient
• ou les deux

Génération et Envoi des commandes

Après avoir renseigné les quantités, les bons de commandes pourront être générés avec ces besoins de marchandise. Le choix du fournisseur est établi de la même façon que dans les mercuriales (prix minimum). Toutefois, ce choix peut être modifié.

Le bon de commande est chiffré par les derniers prix enregistrés afin d’estimer le coût total des achats. Les références produits lèveront toutes confusions possibles chez votre fournisseur. En effet, si vous négociez un beurre de marque « A » avec 30 % de réduction et que lors de la commande, votre fournisseur vous livre un beurre « B » plein tarif, vos efforts de négociation sont vains.

Convertir la commande en facture

La transformation des bons de commandes fournisseurs en facture vous économise la saisie. Il reste quelques changements de poids, changement de référence ou des prix à rectifier si besoin. Le logiciel vous propose de modifier le prix de référence si les prix évoluent.

Quand vous n’avez pas de bon de commande, Koust simplifie la saisie de la facture :

• Un outil de recherche aide à retrouver une référence ou de la créer rapidement si besoin.
• Les quantités du conditionnement peuvent varier. Vous pouvez ainsi saisir le prix unitaire ou le prix total sur vos ingrédients achetés.